Planilla y WhatsApp o LABURO: cómo convocar staff para eventos
Qué resuelve bien la planilla con grupos de WhatsApp, dónde se rompe cuando convocás staff seguido y cómo se hace lo mismo en LABURO, punto por punto.
Si producís eventos, es probable que convoques así: una planilla en Excel o Google Sheets con nombres, teléfonos y roles, y uno o varios grupos de WhatsApp donde tirás la fecha y esperás que la gente conteste. Funciona. Durante años fue la forma de trabajar de casi todo el rubro, y para muchos eventos sigue alcanzando.
Esta página es una comparación honesta: qué hace bien la planilla, dónde se rompe cuando el volumen crece, y cómo se resuelve lo mismo en LABURO. Y también cuándo no hace falta cambiar nada.
Lo que la planilla hace bien
No hay que subestimarla:
- Es gratis y ya la tenés. No hay que aprender nada ni darle de alta a nadie.
- Todo el mundo la entiende. El coordinador, el cliente, el contador.
- Es flexible. Le agregás una columna de talle de remera o de alergias en un minuto.
- WhatsApp es donde está la gente. Nadie se olvida de mirar WhatsApp.
Para un equipo chico, fijo y de confianza, esta combinación es difícil de mejorar.
Dónde se rompe
Los problemas aparecen cuando convocás seguido, con gente que va rotando y con más de un evento por semana:
- Versiones. «Staff_sabado_FINAL_v3.xlsx» en un mail, otra copia en el Drive del coordinador, una captura en el grupo. Nadie sabe cuál vale.
- Confirmaciones perdidas en el grupo. El «dale» de las 23:40 queda abajo de cuarenta mensajes. Alguien lo tiene que pasar a mano a la planilla, y ahí se pierde.
- Quién dijo que sí, a qué. Un pulgar arriba no dice si aceptó el turno de montaje o el de operación, ni el pago. Si después hay diferencias, no hay nada escrito.
- Datos personales a la vista de todos. En un grupo cada integrante ve el teléfono de todos los demás, incluida gente que trabajó una sola vez.
- Bajas de último momento. Quien se baja escribe por privado, o no escribe. La planilla sigue diciendo que el lugar está cubierto hasta que el día del evento falta alguien.
- Historial de quién trabajó bien. Lo sabe el coordinador de memoria. Si cambia el coordinador, ese conocimiento se va con él.
Punto por punto
| Tema | Planilla y WhatsApp | LABURO |
|---|---|---|
| Costo | Gratis | Gratis |
| Curva de aprendizaje | Ninguna | Cargar el evento y la dotación por rol |
| Fuente de la verdad | Varias copias y chats | Un tablero por evento |
| Confirmación | Un «dale» en el grupo | Oferta individual que la persona acepta o rechaza con un click |
| Rol, horario y pago | En el mensaje, si alguien lo escribió | Dentro de la oferta |
| Estado de cada convocado | Hay que preguntar | Enviada, vista, aceptada, rechazada o vencida |
| Cuántos faltan | Contar a mano | «X de Y cubiertos» por evento |
| Datos personales | Todos ven el teléfono de todos | Cada persona recibe su oferta en un link propio |
| Bajas | Te enterás cuando te avisan | La oferta rechazada o vencida vuelve a ser un lugar abierto, con botón para buscar reemplazo |
| Gente que se superpone | Revisar planillas de otros eventos | Lo mira el equipo de LABURO al armarte el equipo |
| Historial | En la cabeza del coordinador | Favoritos con nota privada |
| Flexibilidad | Total | La que da la plataforma |
Cómo se resuelve en LABURO
LABURO es la plataforma de SOMOS DER para armar eventos. Crear la cuenta es gratis y el staff anotado lo coordina el equipo de LABURO. Esto es lo que hace hoy, sin promesas de más:
- Cargás el evento y la dotación requerida: filas de rol y cantidad. Esa es la cuenta contra la que se mide la cobertura.
- Le pedís el staff a LABURO. La gente anotada en LABURO, más de 1.200 fichas, la coordina el equipo de LABURO: le contás qué roles te faltan y te arma el equipo con gente de tu zona.
- Cada persona recibe su oferta con el rol, el horario y el pago en un link propio: la abre y la acepta o la rechaza con un click desde el teléfono, sin crear contraseña. Esa página muestra la oferta y el evento, no los datos de los demás.
- Mirás el tablero. Cada oferta tiene su estado y el evento muestra cuántos lugares están cubiertos sobre el total. Solo cuenta como cubierto quien aceptó. Lo rechazado o vencido aparece como abierto, con un botón para buscar reemplazo que oculta a quienes ya recibieron oferta.
- Recordatorios por mail. A quien tiene una oferta a punto de vencer le llega un aviso, y a quien tiene un turno confirmado, un recordatorio el día anterior o el mismo día.
- Fichaje. El día del evento, el staff confirmado puede fichar entrada y salida desde el celular.
- Favoritos con nota. Marcás como favorito a quien rindió y le dejás una nota privada, que la persona no ve. El historial queda en la cuenta, no en la cabeza de alguien.
Si una baja te agarra igual, el plan está en qué hacer si te falla un staff el día del evento. Y si el evento es largo y tiene varios turnos, conviene armar la grilla antes de convocar: turnos y horarios del staff en un evento largo.
Si en vez de convocar vos estás pensando en tercerizar el equipo, mirá agencia de promotoras o plataforma.
Los datos personales del staff
Esto no es asesoramiento legal. La Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales define como dato personal la información de cualquier tipo referida a personas determinadas o determinables, pide en general un consentimiento libre, expreso e informado para tratarlos y obliga a quien los maneja a tomar las medidas técnicas y organizativas necesarias para cuidarlos, además de un deber de confidencialidad para quienes intervienen.
Un nombre con un teléfono es un dato personal. Qué te exige la ley en tu caso concreto lo define tu asesor. Lo que sí podés decidir vos es exponer menos: menos gente viendo menos datos.
Cuándo seguir con la planilla
Seguir con la planilla es una respuesta válida si:
- El evento es chico y el equipo es siempre el mismo.
- Conocés a cada persona y sabés que viene.
- No tenés otros eventos que se pisen en la misma fecha.
En ese caso, un consejo: dejá el grupo para la logística general y pedí la confirmación por mensaje directo, con rol, horario y pago escritos.
Conviene cambiar cuando aparece gente nueva en cada fecha, cuando producís varios eventos por semana o cuando te enterás de las bajas tarde. Ahí el problema ya no es la herramienta sino el tiempo que se va en reconstruir quién dijo qué.
Para arrancar
Si querés probarlo con tu próximo evento, creá tu cuenta gratis, cargá la dotación y pedile el equipo a LABURO. Para ver el recorrido completo de cómo arman el staff las productoras, está staff para eventos para productoras y agencias.
Fuentes
- Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales, texto actualizado en InfoLeg (artículos 2, 5, 9 y 10): https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/60000-64999/64790/texact.htm