Cuánto sale contratar staff para un evento y qué estás pagando
Cómo se arma de verdad el costo del staff de un evento: las cinco variables que lo componen, los cinco costos que nadie presupuesta y cómo calcular tu margen sin adivinar.
"¿Cuánto me sale el staff?" es la pregunta que llega primero, y la única respuesta honesta es que depende de cinco cosas que todavía no me contaste.
Acá no vas a encontrar una tabla de tarifas. Vas a encontrar la estructura del costo: qué lo compone, qué se olvida siempre y cómo saber si el número que te pasaron es caro o barato para lo que estás pidiendo.
Las cinco variables del costo
Todo presupuesto de staff, venga de donde venga, sale de esto:
- Cuántas personas por rol. La dotación, calculada por puntos de servicio y no por cantidad de asistentes (acá está la cuenta).
- Cuántas horas reales cubre cada una. De la convocatoria al desmontaje.
- Cuánto vale ese rol. No es lo mismo un peón de carga que un rigger o un técnico de sonido.
- Qué suma la franja horaria. Madrugada, feriado, evento fuera de la ciudad.
- Qué margen de ausencias dejás. La gente de más que ponés para que un faltante no te deje un punto vacío.
Si un presupuesto no te deja ver estas cinco, no lo podés comparar con otro.
La variable que más se subestima: las horas reales
El error más caro del rubro es presupuestar la duración del evento en vez de la duración del turno.
Un evento de cuatro horas casi nunca es un turno de cuatro horas. Es convocatoria una o dos horas antes, briefing, el evento, y después un cierre que se estira. La persona está a disposición mucho antes de que llegue el primer invitado y se va bastante después del último.
Multiplicá esa diferencia por veinte personas y ahí tenés la brecha entre lo que presupuestaste y lo que pagaste.
Cotizá siempre por horas de disposición, no por horas de show.
Qué hace que un rol valga más que otro
Cuando comparás dos números para "personal de evento", en realidad estás comparando cosas distintas. Lo que empuja el valor de un puesto para arriba es siempre alguna de estas:
- Responsabilidad sobre plata o sobre seguridad. Caja, accesos, salud, rigging.
- Certificación, licencia o herramienta propia. Un electricista, un chofer, un operador de dron.
- Escasez del perfil en tu plaza. Un técnico de video con experiencia en LED no abunda un sábado a la noche.
- Autonomía. Que puedas mandar a la persona sola y no tener que explicarle nada.
- La franja. Un desmontaje que arranca a las 3 de la mañana no se paga como un turno de tarde.
Por eso una cotización que dice "20 personas de staff" y da un solo número no sirve para nada: no se puede auditar.
Los cinco costos que nadie presupuesta
Y que se pagan igual, casi siempre de tu margen:
- El desmontaje. Se presupuesta el montaje y se olvida la salida, que es de madrugada y con menos gente disponible.
- Los relevos. Comidas y descansos. Si no los contás, se los sacás al mismo equipo y quedan puestos vacíos en el pico.
- Viáticos y traslados. Un evento que termina cuando no hay transporte público tiene un costo de vuelta, lo pongas en la planilla o no.
- La comida del staff. Existe. Siempre.
- La coordinación. Alguien tiene que manejar al staff eventual el día del evento. Si ese alguien sos vos, no es gratis: es la hora que no estás produciendo.
Qué estás pagando, en realidad
Cuando comparás dos presupuestos de staff, no estás comparando gente. Estás comparando cuánta incertidumbre te sacás de encima:
- Que los perfiles sean verificables antes de confirmar, no un nombre en una planilla.
- Que la confirmación sea explícita y por escrito, con monto, fechas y horarios adentro.
- Que puedas ver, antes del día del evento, cuántos puestos están cubiertos de verdad y cuántos están abiertos.
- Que quede registro de quién estuvo y en qué horario, para que la liquidación no se arme de memoria.
Un presupuesto más barato que te deja sin ninguna de las cuatro no es más barato: es el mismo precio, con el riesgo del lado tuyo.
El margen: la cuenta que casi nadie hace bien
Margen es simple: lo que le cobrás al cliente menos lo que te cuesta el staff confirmado.
La trampa está en el "confirmado". Si calculás el costo sobre las propuestas que mandaste, estás midiendo una intención. Solo lo aceptado es plata comprometida, y solo lo aceptado es un lugar cubierto.
En LABURO esa cuenta es un dato: cargás el ingreso del cliente al crear el evento —no se comparte con el staff— y el panel de Rentabilidad te muestra el monto comprometido en ofertas aceptadas, la tasa de aceptación y el margen contra ese ingreso. Sin planilla paralela.
Cómo pedir un presupuesto que puedas comparar
Mandá siempre esto, y vas a recibir números que se pueden auditar:
- Fecha, lugar y dirección.
- Horario de convocatoria y horario estimado de finalización, incluyendo montaje y desmontaje.
- Rol y cantidad de cada puesto.
- Si hay comida y traslado incluidos, o no.
- Qué pasa si falta alguien.
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