Cómo se arma el staff de un evento y qué roles hacen falta
Las familias de roles que necesita un evento, cómo se decide la cantidad de gente por punto de servicio y turno, y los puestos que casi siempre se olvidan al presupuestar.
"Necesito staff para un evento" es una frase que no se puede cotizar. Antes hay que responder tres cosas: qué roles, cuántos de cada uno y en qué franja horaria. Esta guía es el orden en el que conviene pensarlo.
Empezá por el recorrido, no por la lista
El error más común es arrancar de una plantilla de puestos. El camino que funciona es al revés: caminá mentalmente el evento de punta a punta y anotá dónde tiene que haber una persona.
La persona llega. ¿Quién le valida la entrada? Entra. ¿Quién le dice para dónde ir? Deja el abrigo. ¿Quién lo recibe? Va a la barra. ¿Quién la atiende, quién le cobra, quién repone? Va al baño. ¿Quién lo mantiene? Se va. ¿Quién cierra?
De ese recorrido sale tu lista real, y siempre aparecen dos o tres puestos que la plantilla no tenía.
Las familias de roles
Estas son las categorías con las que trabajamos en LABURO. No todas aplican a todos los eventos: sirven como checklist para no olvidarte de una familia entera.
Accesos y acreditación. Control de accesos, acreditadores, operador de escáner/ticketing, seguridad de puerta, guardarropa, pulseras y credenciales.
Bar y gastronomía. Bartender, ayudante de barra, mozo/camarero, runner, cocinero, ayudante de cocina, bachero, barista, sommelier, maître, operador de food truck.
Producción y logística. Asistente de producción, productor de campo, stage manager, régisseur, montaje y desmontaje, carga y descarga, pañolero, utilero, coordinador de logística.
Técnica. Sonido, luces, video/LED, operador de switcher, stagehand, rigger, electricista, backline.
Audiovisual. Fotógrafo, camarógrafo, operador de dron, editor, streaming.
Atención y experiencia. Promotor, azafata/edecán, recepcionista, host, sampling, brand ambassador, animador, coordinador de invitados.
Comercial y ventas. Vendedor, cajero, venta de merchandising.
Limpieza y mantenimiento. Personal de limpieza, mantenimiento, sanitarios.
Salud y seguridad. Médico, enfermero, brigadista, socorrista.
Transporte. Chofer, conductor de shuttle, valet parking.
Otros perfiles. Traductor/intérprete, coordinador de voluntarios, community manager en vivo, locución/cabina.
Cuántos: se cuenta por puntos y por turnos, no por asistentes
No existe un ratio universal de "una persona cada X asistentes". Lo que sí existe es una cuenta que no falla:
- Contá los puntos de servicio. Cada lugar físico que tiene que estar atendido al mismo tiempo: cada puerta, cada barra, cada caja, cada baño, cada acceso a sector.
- Contá cuánta gente necesita cada punto para funcionar sin cola.
- Multiplicá por turnos. Si el evento dura más que un turno humano razonable, esa gente se multiplica. Nadie rinde igual en la hora nueve que en la dos.
- Sumá los relevos para comidas y descansos. Si no los contás, se los saca del mismo equipo y quedan puestos vacíos justo en el pico.
- Sumá el margen por ausencias. Alguien no va a aparecer. Pasa siempre.
Pensalo por momentos, no como un bloque
El staff de un evento no es un número: son curvas distintas que se pisan.
- Montaje. Carga y descarga, montaje, técnica, pañol. Suele ser el día anterior o de madrugada.
- Previa y apertura de puertas. El pico de accesos: acreditación, escáner, seguridad de puerta, guardarropa, recepción.
- Durante. Barras, gastronomía, atención, limpieza, salud, técnica en cabina.
- Cierre y desmontaje. Desmontaje, carga, limpieza final.
Cada momento tiene su propia dotación y sus propios horarios de convocatoria. Un staff bien armado no tiene a todo el mundo desde la mañana.
Los cuatro que siempre faltan
- El desmontaje. Se presupuesta el montaje y se olvida la salida, que además cae de madrugada, cuando hay menos gente disponible y todo cuesta más.
- Los relevos. Comidas y descansos existen. Si no están en el número, se los come el equipo.
- Alguien que coordine al staff eventual. Con quince personas que no se conocen entre sí, hace falta una referencia clara el día del evento. Sin eso, todo lo pregunta el productor.
- Limpieza durante el evento, no solo después.
Contratar por evento no es "conseguir gente rápido"
La demanda de staff de un evento es un pico: necesitás mucha gente unas pocas horas, y después no. Por eso casi todas las productoras trabajan con un núcleo chico y estable de coordinación y suman personal eventual por evento.
Lo que hace que ese modelo funcione no es la velocidad para conseguir gente. Es tener a quién volver a llamar: perfiles que ya conocés, con experiencia verificable, y una confirmación por escrito de que cada persona va a estar. Es exactamente el problema que resuelve LABURO.
Este reparto de roles no sale de un manual. Es cómo arma el staff SOMOS DER, la productora que construyó LABURO y que la usa para sus propios eventos. La familia de accesos y acreditación, que es la que más suele quedarse corta, la resolvemos con PASE.
Si producís seguido y querés ver el recorrido completo, desde la dotación hasta el tablero de cobertura, está en staff para eventos para productoras y agencias.
Armá el staff de tu próximo evento
En LABURO hay más de 1.200 fichas de gente que trabaja en eventos, y el equipo de LABURO te arma el staff con gente de tu zona. Contanos fecha, lugar y qué roles necesitás en un formulario de dos minutos, sin crear ninguna cuenta: pedí tu staff.