Qué mirar antes de contratar personal para un evento

Contratar staff eventual sale mal casi siempre por el mismo motivo: se confirma gente que en realidad no está confirmada. Estas son las seis cosas para mirar antes, y qué pasa en la práctica cuando no se miran.

1. Que el perfil sea verificable

Un nombre y un teléfono en una planilla no son un perfil. Antes de confirmar a alguien tendrías que poder ver qué hizo antes: en qué roles trabajó, en qué tipo de eventos, y su CV. No para pedirle un currículum de multinacional a un runner, sino para saber si la persona ya estuvo en una barra un sábado a la noche o si es su primera vez.

Qué sale mal si no lo mirás: confirmás por rol y descubrís el día del evento que "bartender" era una experiencia de dos turnos en un bar chico. No es un problema de la persona, es un problema de expectativa mal seteada. Con el perfil a la vista, lo ubicás donde rinde.

2. Que la confirmación esté por escrito, con las condiciones adentro

Un "dale" en un grupo de WhatsApp no es una confirmación. Una confirmación tiene, como mínimo: qué rol, qué días, en qué horario, dónde, cuánto se paga y cuándo se paga. Y una aceptación explícita de la persona.

Qué sale mal si no lo mirás: el día del evento aparecen las discusiones que nadie quiere tener en la puerta. "Yo entendí que entraba a las ocho". "A mí me dijeron otro número". No hay mala fe: hay veinte conversaciones distintas y ninguna escrita en el mismo formato.

En LABURO cada persona recibe una oferta con el pago, las fechas y los horarios, la acepta con un click y queda confirmada para ese evento. Y el productor ve el estado real de cada oferta: enviada, vista, aceptada, rechazada o vencida.

3. La zona y el traslado real

No alcanza con que la persona diga que puede. Mirá de dónde sale y a qué hora termina. Un desmontaje que cierra a las 5 de la mañana en una zona sin transporte no es lo mismo para alguien que vive a diez cuadras que para alguien que cruza el conurbano.

Qué sale mal si no lo mirás: la gente que vive lejos se va antes de que termine, o directamente no confirma la vuelta. El desmontaje queda corto justo cuando ya nadie contesta el teléfono.

4. Que el rol esté definido de verdad

"Personal de apoyo" no es un rol. Cada persona tiene que saber qué hace, a quién le reporta y dónde está parada. La diferencia entre un bartender y un ayudante de barra, entre un acreditador y un operador de escáner, es real y define si la barra fluye o se traba.

Qué sale mal si no lo mirás: llegan quince personas y todas preguntan lo mismo. El productor pasa la primera hora del evento haciendo de coordinador de staff en vez de producir.

5. Qué pasa si alguien no aparece

Alguien no va a aparecer. Es un dato, no un accidente. Lo que distingue a una operación seria es que eso ya está previsto:

• Margen sobre la dotación mínima, sobre todo en los roles críticos (puerta, caja, barra).
• Una lista corta de reemplazos por rol, con gente que ya sabe que puede ser llamada.
• Convocatoria anterior a la hora de necesidad real, para que el hueco se detecte con tiempo.

Un faltante avisado dos horas antes se cubre. El mismo faltante detectado con la puerta abierta, no.

6. Cómo se registra quién estuvo

Al final del evento tenés que poder responder, sin discutir: quién trabajó, en qué rol y en qué horario. De eso depende el pago, y del pago depende que esa persona te vuelva a atender el teléfono.

Qué sale mal si no lo mirás: la liquidación se arma de memoria y de capturas. Aparecen diferencias, se pagan de más o de menos, y la relación con la gente buena se desgasta por una discusión de horas que nadie anotó.

En LABURO el registro de asistencia se hace por fichaje de entrada y salida el día del evento, así que el horario queda cargado sin depender de la memoria de nadie.

El problema de fondo: la planilla y la cadena de WhatsApp

Las seis cosas de arriba fallan por la misma razón. La información del staff vive dispersa: una planilla que ya quedó vieja, un grupo donde se confirmó gente, chats individuales donde se acordaron condiciones distintas, y un mail con el listado de la semana pasada.

Nadie miente. Simplemente no hay una sola versión de la verdad, y el día del evento eso se transforma en incertidumbre: no sabés cuánta gente va a llegar hasta que llega.

Antes de confirmar, chequeá esto

• ¿Puedo ver la experiencia y el CV de cada persona?
• ¿Cada uno tiene una confirmación escrita con rol, fecha, horario, lugar, pago y plazo de pago?
• ¿Aceptó explícitamente, o solo lo vio?
• ¿La zona y el horario de salida le cierran?
• ¿Tengo reemplazos identificados para los roles críticos?
• ¿Cómo voy a registrar quién estuvo y cuánto?

Contratá staff con las condiciones a la vista

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