Qué documentación mirar cuando contratás personal eventual

Antes de arrancar, una aclaración que importa: esto no es asesoramiento legal ni contable. La figura con la que contratás, las coberturas y las obligaciones fiscales las define tu abogado o tu contador según tu caso, tu jurisdicción y el tipo de evento. Buscá esa respuesta ahí, no en un blog.

Lo que sigue es otra cosa: la carpeta operativa mínima que tenés que poder abrir por cada persona que pisó tu evento. Es lo que te salva cuando hay un reclamo, cuando el cliente audita, cuando el venue te pide el listado o cuando alguien discute cuántas horas trabajó.

1. Identidad y edad

Suena obvio y falla todo el tiempo: tenés que tener quién es cada persona, con un documento, no con un nombre de pila y un teléfono.

• Documento: DNI, CUIT o pasaporte.
• Fecha de nacimiento, que es lo que te permite verificar la mayoría de edad antes de asignar a alguien a un puesto.
• País y ciudad de residencia.

En LABURO estos campos se cargan en el registro y el productor los ve en el perfil del candidato antes de mandarle nada. No es burocracia: es la diferencia entre saber a quién estás poniendo en la puerta y suponerlo.

2. La situación de la persona para trabajar

Este es el dato que más se saltea, sobre todo en eventos con staff internacional o en producciones que se mueven de país.

En el registro de LABURO cada persona declara su situación para trabajar: si es ciudadana o residente con permiso, si tiene permiso de trabajo, si necesitaría sponsor o visa, o si no está segura. Ese último caso también es información útil: te dice que ahí hay algo que verificar antes de confirmar, no después.

3. Las condiciones, por escrito y aceptadas

Un "dale" en un grupo no es documentación. Lo que sí lo es: una confirmación que contenga rol, fecha, lugar, horario, monto y plazo de pago, y una aceptación explícita de la persona.

En LABURO la propuesta llega por mail con un link propio que vence. La persona abre, ve el rol, las fechas, los horarios, el monto y las condiciones particulares, y acepta o rechaza ahí mismo. Al aceptar queda confirmada para ese evento, y del lado del productor el estado de esa oferta es visible en todo momento: enviada, vista, aceptada, rechazada o vencida.

Eso resuelve dos cosas al mismo tiempo: la persona sabe exactamente a qué se comprometió, y vos tenés registrado que lo aceptó.

El plazo de pago también va escrito: en LABURO el pago se coordina con SOMOS DER dentro de los 10 días hábiles de realizado el trabajo. No es una promesa verbal distinta por persona.

4. El registro de horas

De acá salen la mayoría de los reclamos, y casi siempre por el mismo motivo: nadie anotó nada.

Necesitás poder responder, sin discutir, quién estuvo, en qué rol y en qué horario. En LABURO eso se resuelve con fichaje de entrada y salida desde el celular el día del evento. Las horas quedan guardadas y el staff las ve en su propio historial, así que no hay dos versiones.

Si además cargaste la dirección del predio, el sistema guarda a qué distancia del lugar se fichó cada entrada. No bloquea nada: te lo muestra y vos decidís.

5. Los datos personales son responsabilidad de alguien

Una planilla con nombre, DNI, teléfono, mail y domicilio de doscientas personas, reenviada por mail entre tres proveedores, es un problema esperando a pasar.

Tres preguntas que conviene poder contestar:

• ¿La persona dio su consentimiento? En LABURO el registro incluye una aceptación expresa: la persona sabe que sus datos se guardan para evaluarla para trabajos en eventos.
• ¿Quién es el responsable de la base? Está declarado: SOMOS DER.
• ¿Cómo ejerce sus derechos? Puede acceder, rectificar o suprimir sus datos escribiendo a rrhh@somosder.com.ar, según la Ley 25.326. Y puede darse de baja del pool en un click, sin tener que pedir permiso ni explicar nada.

6. Lo que tenés que preguntar afuera

Estas tres no te las contesta ningún software, y conviene tenerlas resueltas antes de firmar:

1. A tu asesor legal o contable: con qué figura contratás a cada persona y qué coberturas corresponden en ese esquema. Cambia según el rol, la duración y la jurisdicción.
2. Al venue: qué exige para dejar entrar al personal. Muchos piden listado nominado con anticipación, y ese pedido tiene fecha de corte.
3. A tu cliente: qué documentación te va a pedir a vos para liberar el pago. Enterarte después del evento es la peor versión.

La carpeta mínima, por persona

• Documento y fecha de nacimiento.
• Situación para trabajar declarada.
• Mail y teléfono verificados.
• Rol asignado.
• Confirmación con condiciones, aceptada por la persona y con fecha.
• Horas de entrada y salida registradas.
• Consentimiento de tratamiento de datos.

Si de alguien no podés abrir esa carpeta, esa persona no debería estar en tu grilla.

Contratá con la carpeta armada de entrada

En LABURO cada persona del pool se registró con sus datos, su documento y su consentimiento, y cada confirmación queda escrita con rol, horario, monto y plazo de pago. Contanos qué necesita tu evento en un formulario de dos minutos, sin crear cuenta: pedí tu staff.