Staff para festivales y recitales: accesos, acreditación, barras y relevos en jornadas largas
Cómo armar el staff de un festival o un recital: control de accesos, acreditación de prensa y artistas, barras, runners, montaje y turnos de varios días.
Un festival o un recital se juega en pocos minutos: la apertura de puertas. Si el ingreso se traba, la fila llega a la calle, el público se pierde el primer show y el resto de la noche arranca con fastidio. Después vienen las barras en el pico, los cambios de escenario y el desarme cuando el público ya se fue y el equipo lleva muchas horas parado.
Esta página es para productoras de festivales, recitales y shows en vivo: qué roles pedir, cómo dimensionarlos, cómo organizar turnos largos y varios días, y cómo confirmar a la gente sin perseguir a nadie.
Los bloques de staff de un festival
Antes de contar gente, separá el evento en bloques. Cada uno tiene su perfil y su momento crítico:
| Bloque | Momento crítico | Perfiles |
|---|---|---|
| Accesos y control | Apertura de puertas | Control de accesos, operador de escáner, pulseras y credenciales |
| Acreditación de prensa y artistas | Llegada de bandas, medios y proveedores | Acreditadores, coordinador de invitados |
| Barras y caja | Entre shows y en el pico de público | Bartenders, ayudantes de barra, cajeros |
| Runners y producción | Toda la jornada | Runners, asistentes de producción, stage manager |
| Montaje y desarme | Días antes y después del show | Montaje y desmontaje, técnica |
| Limpieza | Durante y al cierre | Personal de limpieza |
Todos esos oficios existen en LABURO. En el pool hay más de 1.200 fichas, y control de accesos es el oficio que más se repite: más de 300 personas lo marcaron. También hay más de 100 acreditadores, más de 80 operadores de escáner o ticketing y más de 90 personas con experiencia en pulseras y credenciales. Una misma persona puede marcar varios oficios.
Accesos y control: la puerta manda
El ingreso es el único momento del festival que se puede calcular fino. Necesitás tres datos: cuánta gente tiene que entrar, en cuántos minutos y a qué ritmo valida un puesto. Por ejemplo, para ver la mecánica: si entran 3.000 personas en 60 minutos, tenés que procesar 50 por minuto; si un puesto valida 5 por minuto, necesitás 10 puestos en paralelo. El ritmo por puesto es tuyo, y cambia mucho si se escanea un QR o se busca en una lista.
Además del ritmo, hay una norma. La Ley 26.370 fija las reglas de habilitación del personal de control de admisión y permanencia en eventos y espectáculos musicales, artísticos y de entretenimiento. Su artículo 28 pide un controlador cada 80 personas presentes al mismo tiempo; con más de 200, uno tiene que ser controlador especializado, y con más de 400, tiene que haber un técnico en control de admisión y permanencia. Las provincias y la Ciudad aplican la ley según su adhesión, así que el trámite concreto lo confirmás con la autoridad del lugar. Lo explicamos completo en qué pide la Ley 26.370 al personal de puerta. Esto no es asesoramiento legal.
Si la puerta es lo más pesado de tu evento, mirá personal de control de accesos y acreditación.
Acreditación de prensa, artistas y proveedores
Es un circuito aparte del ingreso general y conviene tratarlo así: otro puesto, otra gente, otras listas. Ahí llegan las bandas con su equipo, los medios, los proveedores que entran a montar y los invitados. Lo que pide:
- Listas cerradas y actualizadas antes de abrir, con quién entra a qué sector.
- Credenciales o pulseras por sector (backstage, prensa, campo, proveedores).
- Una persona con criterio que resuelva al que no figura sin trabar la fila ni dejar pasar a cualquiera.
Para este puesto pesa más la experiencia que la velocidad: buscá en el perfil si la persona ya acreditó en shows o congresos.
Barras, runners y producción
Las barras se dimensionan por posiciones de atención y por el pico, que en un recital suele estar entre shows. Cada posición necesita quien despacha y, si hay cobro en la barra, quien cobra. Si la gastronomía es grande, mirá mozos y bartenders para eventos.
Los runners son los que mueven el festival por dentro: llevan hielo a las barras, cambio a las cajas, mensajes entre escenario y producción. No conviene pedirlos de más ni de menos; qué hace exactamente un runner está en qué hace un runner en un evento.
Montaje y desarme
El montaje empieza días antes y el desarme termina cuando el público ya se fue. Son turnos físicos, a veces de noche, con carga y herramientas. Pedí gente que marque montaje y desmontaje en su perfil, dejá escrito el horario de convocatoria y de salida, y no estires el turno de quien trabajó la jornada del show. Qué tener en cuenta para que el equipo trabaje seguro está en montaje y desmontaje de eventos.
Turnos largos, relevos y varios días
Un festival es una jornada larga, y muchas veces son varias seguidas. Tres reglas que ahorran problemas:
- Partí cada día en momentos (montaje, apertura, operación, cierre y desarme) y calculá cada uno por separado. La cuenta completa está en cuánta gente necesitás para tu evento.
- Relevos con superposición en puertas y cajas: el que entra llega antes de que salga el otro, así el puesto nunca queda vacío.
- Una base que se repite en festivales de varios días. Quien ya conoce el predio el segundo día trabaja mejor que alguien nuevo.
Cómo armar los turnos y descansos de un evento largo está en turnos y horarios del staff en un evento largo. Y para festivales en espacios abiertos, mirá staff para un festival al aire libre y staff para un recital o show en vivo.
Cómo evitar huecos el día del show
- Contá como confirmado solo a quien aceptó por escrito.
- Dejá margen en puerta, barra y caja: son los puestos donde un faltazo se nota en minutos.
- Convocá antes de la hora en que realmente necesitás a la gente, para ver los huecos a tiempo.
- Tené un plan para el que no llega: está en qué hacer si te falla un staff el día del evento.
Cómo se hace en LABURO
Crear la cuenta es gratis. El recorrido:
- Cargás el evento con fecha, lugar y días de montaje y show.
- Declarás la dotación por rol: por ejemplo, para ver la mecánica, 20 de control de accesos, 4 acreditadores, 12 en barra, 6 runners, 10 de montaje. El tablero muestra cuántos lugares están cubiertos y cuántos faltan.
- Le pedís el equipo a LABURO. El equipo de LABURO coordina el pool y lo arma con gente de la zona del predio, mirando la experiencia de cada persona.
- Cada persona recibe la oferta con el pago, la fecha y el horario, y la acepta con un click desde el celular. Solo las aceptadas cubren un lugar.
- El día del show, el staff ficha entrada y salida desde el celular y las horas quedan registradas, algo que pesa en jornadas largas con varios turnos.
Si producís varios shows a la vez, mirá staff para eventos: productoras y agencias. Si preferís no armarlo vos, dejás tu consulta para que la vea el equipo de SOMOS DER.
Para empezar, creá tu cuenta gratis en LABURO (si ya tenés una, entrá) y cargá tu festival. Todas las páginas por público están en /para.
Fuentes
- Ley 26.370 (artículos 1 y 28), texto en Argentina.gob.ar: https://www.argentina.gob.ar/normativa/nacional/ley-26370-140950/texto