Staff para un festival al aire libre: puestos, turnos, calor y lluvia
Cómo armar el staff de un festival al aire libre: accesos, barras, limpieza, runners y montaje, turnos largos, calor, lluvia, hidratación y comunicación.
Un festival al aire libre tiene todo lo difícil de un evento grande y le suma el clima: muchas horas, un predio extenso, sol o lluvia y un equipo repartido en puntos que no se ven entre sí. Esta nota repasa los puestos que casi siempre hacen falta, cómo armar los turnos y qué prever para que el equipo llegue entero al final.
Los puestos que casi nunca faltan
La lista sale del plano del predio. Cada puerta, cada barra y cada sector es una posición que alguien tiene que cubrir durante todas las horas que está abierta.
- Control de accesos y acreditación. Lectura de entradas, pulseras, acreditación de prensa, artistas y proveedores. Es el primer contacto del público y el pico de entrada es el momento más tenso. Para dimensionarlo, mirá personal de control de accesos y acreditación. Si además hay personal de admisión y permanencia, rige la ley nacional que explicamos en la Ley 26.370 para el personal de puerta.
- Barras. Bartenders y ayudantes de barra, con reposición constante de hielo, vasos y bebida. En un predio grande, la reposición es la que define si la barra vende o espera. La cuenta de cuántos pedir está en mozos y bartenders para eventos.
- Limpieza. Antes, durante y después. En un festival el durante es lo que más pesa: tachos que se llenan, baños, zonas de comida. El detalle está en personal de limpieza en un evento.
- Runners. Llevan y traen lo que falta entre sectores: insumos, radios, cambio, un cable. En un predio extenso son los que evitan que alguien abandone su puesto para ir a buscar algo. Mirá qué hace un runner en un evento.
- Montaje y desmontaje. Arranca días o horas antes de abrir y termina cuando se va el último camión. Es trabajo físico y a la intemperie. Cómo cuidarse está en montaje y desmontaje de eventos.
Turnos largos: la grilla por posición
Un festival puede tener doce horas de puertas abiertas más el montaje y el desarme. Nadie rinde igual en la hora once que en la primera, y un puesto que queda vacío en el relevo es un puesto que falla.
- Armá la grilla por posición, no por persona. Primero cuántas posiciones hay abiertas en cada franja; después quién las cubre.
- Solapá los relevos. El que entra llega antes de que se vaya el que sale, para pasarle lo que pasó.
- Separá la convocatoria de la apertura. El equipo tiene que estar en su puesto antes de que entre el público, no cuando abren las puertas.
- Que nadie quede doblado sin que esté pensado y acordado.
Todo esto está desarrollado en cómo organizar los turnos y horarios del staff en un evento largo.
Calor: hidratación, sombra y pausas
En un festival de día, el sol es un riesgo para el equipo, no solo para el público. Lo que se resuelve antes:
- Agua para el staff durante toda la jornada, con un punto propio, separado de las barras del público. Que nadie tenga que comprar agua para trabajar.
- Sombra en cada puesto fijo. Accesos y barras suelen estar al sol: un gazebo o una media sombra cambian el día.
- Pausas y rotación. Los puestos más expuestos rotan con otros más resguardados.
- Ropa y protección. Si la remera la da la organización, que sea liviana y clara. Avisá en la convocatoria que traigan gorra y protector solar.
El Ministerio de Salud recomienda no exponerse al sol directo entre las 10 y las 16, usar ropa holgada, liviana y de colores claros, y no tomar alcohol con calor porque aumenta la temperatura del cuerpo y la pérdida de líquido. También enumera los síntomas de alerta del golpe de calor: temperatura de 39 °C o más, piel roja, caliente y seca, respiración y pulso acelerados, dolor de cabeza intenso, confusión o pérdida del conocimiento. Quien coordina tiene que conocerlos y saber dónde está el servicio médico del predio.
Lluvia: decidirlo antes
Si llueve, el festival no siempre se suspende, pero el trabajo cambia. Definí antes, por escrito:
- Qué puestos se cubren o se mueven y dónde se resguardan las cosas que no se pueden mojar (equipos de acreditación, cajas, celulares).
- Dónde se refugia el equipo en los descansos.
- Qué se refuerza después. El barro y el agua multiplican la limpieza, y los accesos se vuelven más lentos.
- Qué traer. Si el evento es a la intemperie, que la convocatoria lo diga: piloto, calzado cerrado, una muda.
Punto de encuentro y comunicación
En un predio grande la gente se pierde, los celulares se quedan sin batería y la señal se satura cuando entra el público.
- Un punto de encuentro del staff fijo, marcado en el plano y fácil de explicar. Ahí se ficha, se descansa, se toma agua y se vuelve si algo falla.
- Un responsable por sector, con nombre y teléfono, que todos conozcan antes de empezar.
- Un canal que no dependa solo del celular. Si hay radios, quién las tiene; si no, un horario fijo de pasada por el punto de encuentro.
- Un plan si alguien falta. Qué posición se descubre y quién la cubre. Para eso, qué hacer si te falla un staff el día del evento.
Cómo se arma en LABURO
- Creás la cuenta de productora gratis y cargás el festival con la dotación por rol: accesos, bartenders, ayudantes de barra, limpieza, runners, montaje.
- Le pedís el equipo a LABURO por el WhatsApp de soporte o la consulta de la home: el staff anotado lo coordina el equipo de LABURO y te arma la grilla con gente del pool de tu zona.
- Cada persona recibe la oferta con pago y horarios. Si es a la intemperie y hay que traer algo, que quede escrito en la oferta.
- La persona la acepta desde el teléfono y queda confirmada.
- El día del evento, el staff confirmado ficha entrada y salida desde el celular, y ves quién ya llegó.
Si estás armando el equipo de tu próximo festival, registrá tu productora y empezá por la grilla.
Si organizás varias fechas o un ciclo, la guía general está en staff para festivales y recitales.
Fuentes
- Ministerio de Salud de la Nación, Golpe de calor (síntomas y recomendaciones): https://www.argentina.gob.ar/salud/glosario/golpedecalor