Staff para ferias y exposiciones: acreditación, orientadores, accesos y relevos para toda la feria
Para quien organiza una feria o exposición: acreditación de visitantes y expositores, orientadores, armado, accesos, gastronomía y relevos de varios días.
Organizar una feria o una exposición no es lo mismo que tener un stand. El expositor se ocupa de sus metros; el organizador se ocupa de todo lo demás: que los expositores puedan entrar a armar, que el visitante se acredite rápido, que encuentre el pabellón que busca, que haya dónde comer y que el predio quede limpio para el día siguiente. Y todo eso durante varios días seguidos.
Esta página es para quien organiza la feria completa (una cámara, una asociación, una productora, un municipio o una empresa que arma su propia exposición): qué bloques de staff hay, cómo dimensionarlos y cómo sostener a la gente varios días. Si lo que tenés es un stand, la guía es otra: staff para un stand en una feria o exposición.
Los bloques de staff de una feria
| Bloque | Momento crítico | Perfiles |
|---|---|---|
| Acreditación de expositores | Armado y primera mañana | Acreditadores, pulseras y credenciales |
| Acreditación de visitantes | Apertura de cada jornada | Acreditadores, operador de escáner, recepcionistas |
| Orientación | Toda la jornada | Orientadores, hosts, atención al público |
| Accesos | Apertura y cierre | Control de accesos |
| Armado y desarme | Días antes y después | Montaje y desmontaje, logística |
| Gastronomía y servicios | Mediodía y horas pico | Catering, barra, caja, guardarropa, limpieza |
Todos esos oficios existen en LABURO. En el pool hay más de 1.200 fichas. Control de accesos es el oficio que más se repite (más de 300 personas), y hay más de 100 acreditadores, más de 100 recepcionistas, más de 80 operadores de escáner o ticketing y más de 140 personas con experiencia en catering. Una misma persona puede marcar varios oficios.
Acreditación: dos circuitos, no uno
El error más común en una feria es atender a expositores y visitantes en la misma fila.
Expositores. Se acreditan antes de abrir al público, muchas veces desde el primer día de armado. Lo que pide: listas cerradas por empresa, credenciales por tipo (expositor, montador, prensa) y alguien con criterio para resolver al que no figura. Es un puesto de pocas personas con mucha experiencia.
Visitantes. Entran en la apertura de cada jornada y ahí manda el ritmo. Necesitás tres datos: cuántas personas querés que entren, en cuántos minutos y a qué ritmo valida un puesto. Por ejemplo, para ver la mecánica: si esperás 1.200 personas en la primera hora, son 20 por minuto; si un puesto valida 4 por minuto, necesitás 5 puestos en paralelo. Medí tu propio ritmo: cambia mucho si hay registro previo con QR o si se carga cada dato en el momento.
Qué hace un acreditador y cómo trabaja en el pico está en qué hace un acreditador en un congreso, que aplica igual a una feria. Si la puerta es lo más pesado, mirá personal de control de accesos y acreditación.
Orientadores: el plano que camina
En una feria grande el visitante se pierde. Los orientadores están en los cruces de pasillos, en la entrada de cada pabellón y cerca de los auditorios, y responden siempre lo mismo: dónde queda un expositor, a qué hora es una charla, dónde está el baño o la salida. Para que funcionen:
- Plano y listado de expositores en mano antes de abrir, no impresos a último momento.
- Una ubicación fija para cada uno, para que el visitante sepa dónde buscar ayuda.
- A quién derivar lo que no saben: un punto de información o un coordinador.
Para este puesto pesa el trato con el público: buscá en el perfil experiencia en recepción, atención o eventos con público masivo.
Armado, desarme y accesos
El armado y el desarme son de los expositores, pero el predio es tuyo: alguien tiene que controlar quién entra con carga, por qué acceso y a qué hora. Pedí gente que marque montaje, logística o control de accesos, y dejá escrito el horario de convocatoria, que suele ser temprano. Qué tener en cuenta para que el equipo trabaje seguro está en montaje y desmontaje de eventos.
En los accesos, el control durante la feria y el cierre de cada jornada (que salga el público, que quede solo quien tiene credencial) son dos momentos distintos y conviene dimensionarlos por separado. Si la feria incluye shows o espectáculos, revisá también lo que pide la Ley 26.370 para el personal de control de admisión, explicado en esta nota.
Gastronomía y servicios
El patio de comidas y las barras se dimensionan por puestos de atención y por el pico del mediodía. Si quien sirve o manipula alimentos lo necesita, mirá el carnet de manipulador de alimentos para eventos. Para las barras y el servicio, mozos y bartenders para eventos; si la feria es de gastronomía, staff para una feria gastronómica.
Dos servicios que se olvidan hasta que faltan: el guardarropa, sobre todo en invierno, y la limpieza entre jornadas. Los dos están explicados en guardarropa en un evento y personal de limpieza en un evento.
Varios días y relevos
Una feria suele durar varios días, más el armado y el desarme. Tres reglas:
- Partí cada día en momentos (apertura, operación, cierre) y calculá cada uno por separado. La cuenta completa está en cuánta gente necesitás para tu evento.
- Relevos con superposición en acreditación, accesos y guardarropa: el que entra llega antes de que salga el otro.
- La misma gente todos los días, en lo posible. El segundo día ya conoce el plano y los expositores la reconocen. Cómo armar turnos y descansos está en turnos y horarios del staff en un evento largo.
Cómo se hace en LABURO
Crear la cuenta es gratis. El recorrido:
- Cargás la feria con las fechas de armado, apertura y desarme, y el lugar.
- Declarás la dotación por rol: por ejemplo, para ver la mecánica, 3 acreditadores de expositores, 6 de visitantes, 10 orientadores, 8 de control de accesos, 2 en guardarropa. El tablero muestra cuántos lugares están cubiertos y cuántos faltan.
- Pedís el equipo a LABURO, que coordina el pool y lo arma con gente de tu zona, mirando la experiencia y en qué tipo de eventos trabajó cada persona.
- Cada persona recibe la oferta con el pago, la fecha y el horario, y la acepta con un click desde el celular. Solo las aceptadas cubren un lugar.
- Cada jornada, el staff ficha entrada y salida desde el celular y las horas quedan registradas, día por día.
Si además necesitás proveedores para la feria, están en servicios, y los salones y predios, en salones. Si la feria tiene un perfil de evento de empresa, mirá también staff para eventos corporativos. Y si preferís no armarlo vos, dejás tu consulta para que la vea el equipo de SOMOS DER.
Para empezar, creá tu cuenta gratis en LABURO (si ya tenés una, entrá) y cargá tu feria. Todas las páginas por público están en /para.