Guardarropa en un evento: cómo se organiza y cuánta gente hace falta

El guardarropa parece el puesto más simple de un evento hasta que, a la salida, todos quieren su abrigo al mismo tiempo. Esta nota explica cómo se organiza, cómo calcular cuánta gente hace falta y qué hacer cuando algo se pierde. Al final hay una sección para quien trabaja de esto.

Cómo funciona un guardarropa

La lógica es una sola: cada cosa que entra tiene un número, y ese número lo tiene la persona en la mano.

• Ticket numerado en dos partes. Una mitad va con la prenda (abrochada, colgada de la percha o pegada a la bolsa) y la otra se la lleva la persona. Los números tienen que ser correlativos y no repetirse en todo el evento.
• Percheros y perchas numerados. Si la percha tiene número fijo y el perchero está ordenado por tramos (del 1 al 100, del 101 al 200), encontrar una prenda es ir a una dirección, no buscar.
• Bolsas para lo que no se cuelga. Mochilas, paraguas, bolsas de compras, cascos. Una bolsa con el mismo número evita que se mezclen cosas chicas.
• Objetos que no se reciben. Dinero, documentos, celulares, computadoras, joyas, llaves sueltas, medicamentos. La lista la define quien organiza, se escribe en un cartel y el guardarropa la aplica sin excepciones. Si una prenda tiene algo en los bolsillos, se le pide a la persona que lo saque antes de entregarla.

El pico de entrada y, sobre todo, el de salida

A la entrada, la gente llega escalonada y colgar es rápido. A la salida se va casi toda junta, cuando termina el show o se prende la luz, y entregar lleva más tiempo que recibir: leer el número, ir hasta el lugar, descolgar y volver. Por eso el guardarropa se dimensiona por la salida, no por la entrada.

Dos cosas bajan ese pico:

1. Abrir el retiro antes del final. Si se avisa que se entrega desde antes del cierre, el pico se reparte.
2. Separar quién busca de quién atiende. Una persona en el mostrador recibe tickets y entrega, y otra va al perchero. Si cada uno hace todo, el mostrador queda vacío la mitad del tiempo.

Cómo calcular cuántos puestos hacen falta

No hay un número de prendas por persona que sirva para todos los eventos. Depende del armado (perchas numeradas o no), de la distancia entre el mostrador y los percheros, de la experiencia del equipo y de cuánta gente deja algo. Lo que sí se puede hacer es medir el ritmo y hacer la cuenta.

1. Estimá cuánta gente va a dejar algo. Invierno y verano no son lo mismo; si tenés registros de un evento parecido, usalos.
2. Definí en cuántos minutos querés que se vacíe el pico de salida.
3. Cronometrá entregas reales en la prueba previa o en un evento anterior, desde que la persona da el ticket hasta que se va con su prenda. Sacá el promedio.
4. Dividí: personas en el pico ÷ minutos = entregas por minuto que necesitás. Ese número ÷ el ritmo de un puesto = puestos que tienen que trabajar a la vez.

Ejemplo, con números supuestos solo para ver la mecánica: si 300 personas dejan abrigo, querés que el pico de salida se resuelva en 30 minutos y medís que un puesto entrega 2 prendas por minuto, necesitás 10 entregas por minuto, o sea 5 puestos en paralelo. Esos 300, esos 30 minutos y esos 2 por minuto son inventados para el ejemplo: los tuyos los medís vos.

A eso sumale una persona que ordene la fila y, en eventos grandes, una referencia que resuelva reclamos sin frenar el mostrador. La lógica completa, con turnos y margen, está en cuánta gente necesito para mi evento.

Señalética

• Dónde está el guardarropa, visible desde la entrada.
• Qué no se recibe, en letra grande y antes del mostrador.
• Desde cuándo se puede retirar.
• «Tené tu ticket en la mano» en la fila de salida.
• Si hay varios mostradores, qué números atiende cada uno.

Objetos perdidos y reclamos

Conviene tener el procedimiento decidido antes:

• Ticket perdido: se atiende aparte, no en la fila principal. Se le pide a la persona que describa la prenda y lo que tiene adentro, y se le entrega al final, cuando quedan pocas prendas y es fácil identificarla. Quién autoriza esa entrega lo define la organización, no el guardarropa.
• Prenda equivocada o faltante: se anota número, descripción y contacto, y se pasa a coordinación.
• Lo que queda sin retirar: se hace una lista con número y descripción, y se entrega a quien organiza al cerrar. Nadie del equipo se lleva nada.

Errores comunes

• Dimensionar por la entrada. El equipo que alcanza para colgar no alcanza para devolver.
• Ticket que no queda pegado a la prenda o percheros sin tramos numerados. Cada entrega se vuelve una búsqueda.
• No avisar qué no se recibe. La discusión en el mostrador cuesta más que el cartel.
• Cerrar el guardarropa con el resto del staff. Tiene que quedar abierto hasta que se va el último invitado.

Si trabajás de guardarropa

Es un puesto de orden, memoria y trato. Lo que más se valora:

• Prolijidad con los números. Cortar, abrochar y colgar siempre igual, aunque haya fila.
• Calma en el pico de salida. Saludo corto y entrega rápida.
• Firmeza amable para decir que un objeto no se recibe o que sin ticket hay que esperar al final.
• Llegar antes para armar el mostrador y quedarte hasta el final: es de los últimos puestos en cerrar, y eso tiene que estar en el horario que te ofrecen.

Si querés trabajar de esto, cargá tu perfil en LABURO y elegí el rol.

Cómo se cubre en LABURO

En LABURO, Guardarropa es uno de los roles del catálogo, dentro de accesos y acreditación.

1. Cargás el evento con la dotación y LABURO te arma el equipo con gente de un pool de más de 1.200 fichas.
2. Cada persona recibe la oferta con el pago y los horarios, incluido el de cierre, que en guardarropa es de los más tardíos.
3. La persona la acepta con un click desde el teléfono y queda confirmada para ese evento.

Si estás armando la puerta completa, mirá personal de control de accesos y acreditación. Si es parte de un equipo para una empresa, está staff para eventos corporativos, y si se trata de la fiesta de diciembre, en fiesta de fin de año de empresa: cómo armar el staff está el equipo entero.

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