Staff para un stand en una feria o exposición: cuántas personas y qué perfil
Qué roles necesita un stand en una feria, cómo calcular la dotación por horario, cómo rotar en jornadas de varios días y qué preguntarle al organizador.
Un stand en una feria es un evento chico adentro de uno grande. Tenés poco espacio, muchas horas de puertas abiertas, un público que pasa caminando y unos segundos para que se detenga. El equipo que pongas adentro es lo que decide si esos segundos se convierten en una charla, en un contacto o en nada. Esta nota es para marcas y agencias que exponen: qué roles hacen falta, cómo calcular cuántas personas y cómo sostener el equipo cuando la feria dura varios días.
Los roles de un stand
No todos los stands necesitan todos los roles, pero conviene pensarlos por separado antes de juntarlos en una misma persona.
- Recepción. Es quien está en el borde del stand, saluda, pregunta qué busca la persona y la deriva. En LABURO se busca como Azafata / Edecán, Recepcionista o Host / Anfitrión.
- Demostración de producto. Explica, muestra o hace probar. Necesita conocer el producto mejor que nadie del equipo de piso. Se busca como Promotor/a o Brand ambassador, y si hay producto para probar, Sampling / degustación.
- Captación de datos. Carga los contactos en el formulario o la tablet y explica para qué se usan. Puede ser la misma persona de recepción en un stand chico, pero en uno con mucha circulación conviene que tenga su puesto.
- Coordinación de stand. Arma la grilla, hace el brief del primer día, cubre ausencias, habla con el organizador y con tu equipo comercial. En el catálogo de LABURO no hay un rol que se llame así: se busca por Productor/a de campo o Asistente de producción, o se elige a alguien del equipo con experiencia previa en ferias.
- Armado y desarme. Montaje y desmontaje, Carga y descarga. Trabajan en horarios distintos a los de la feria abierta, muchas veces el día anterior y la noche del cierre.
Si la feria recibe público de afuera, sumá Traductor/a / intérprete o pedí idiomas en el perfil de recepción. Para el detalle de cómo elegir y coordinar este tipo de perfiles, mirá promotoras y azafatas para activaciones.
Cómo calcular la dotación
El error más común es pensar «somos un stand chico, con dos personas alcanza». La cuenta no sale de los metros cuadrados: sale del horario y de los puntos de atención.
- Contá los puntos que tienen que estar cubiertos al mismo tiempo. Mostrador, demo, captación. Si el stand tiene dos frentes abiertos al pasillo, puede que necesites recepción en los dos.
- Mirá el horario real de la feria. No el de apertura al público: el horario en que tu equipo tiene que estar adentro, que empieza antes y termina después.
- Cortá ese horario en turnos según lo que aguanta cada rol.
- Sumá los relevos. Cada descanso deja un punto vacío si nadie lo cubre. Los relevos son dotación, no un extra.
- Separá montaje y desarme como bloques propios, con su propia gente y su propio horario.
La cuenta completa, paso por paso, está en cuánta gente necesito para mi evento.
Rotación y descansos en ferias de varios días
Una feria de tres o cuatro días no es una jornada larga repetida. El primer día hay nervios y ajustes, los del medio pueden ser más tranquilos y el último suele traer más público con un equipo más cansado.
- Armá la grilla por posición, no por persona. Primero los puntos y sus franjas, después los nombres.
- Solapá los relevos. El que entra llega unos minutos antes de que salga el que descansa, para que el stand nunca quede sin nadie justo cuando se acerca un visitante.
- Escribí los horarios en la oferta, con hora de convocatoria y hora estimada de salida, para cada día.
- Repetí gente entre días cuando puedas. Quien ya conoce el producto y el stand rinde más el segundo día que alguien nuevo.
- Hacé un brief corto cada mañana: qué cambió, qué preguntas aparecieron, qué faltó.
Todo esto está desarrollado en turnos y horarios del staff en un evento largo.
Captación de datos sin problemas
Si el stand junta nombres, mails o teléfonos, el equipo tiene que saber qué decir antes de cargarlos. La Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales exige que el consentimiento sea libre, expreso e informado, y que antes de recabar los datos se le informe a la persona, entre otras cosas, para qué se van a usar, quiénes pueden recibirlos, quién es el responsable de la base y que puede pedir acceso, rectificación o supresión.
En la práctica: escribí ese texto en el brief, que esté a la vista en la tablet o el formulario, y que nadie del equipo improvise promesas para conseguir un contacto más. Cómo se arma ese brief está en cómo armar el brief para promotoras de una activación.
Qué preguntarle al organizador
Cada feria tiene su reglamento para expositores, y no conviene suponer que es igual al de la última. Antes de confirmar al equipo, pedí por escrito:
- Cómo se acredita al staff del expositor y hasta qué fecha se cargan los nombres.
- Qué datos piden de cada persona.
- Si hay un cupo de credenciales por stand y qué pasa si necesitás sumar a alguien a último momento.
- Horarios de ingreso para armado, para el equipo antes de la apertura y para el desarme.
- Por dónde entra el personal y si hay reglas sobre vestimenta, carga de mercadería o uso de sonido en el stand.
Errores comunes
- Dimensionar por metros y no por horario. Dos personas pueden atender un stand chico, pero no durante todo el día sin relevo.
- Juntar demo y captación en la misma persona en un stand con mucha gente. Mientras explica, la fila de los que solo querían dejar sus datos se va.
- No acreditar a tiempo al equipo. El nombre que no se cargó a tiempo puede quedar en la puerta.
- Olvidarse del desarme. La noche del cierre todos quieren irse, y el stand se desarma con menos gente de la que se necesita.
- Mandar gente sin conocer el producto. Un brief en la puerta no reemplaza una capacitación previa.
Cómo se arma el equipo en LABURO
En LABURO cargás el stand con los roles y le pedís el equipo a LABURO, que lo arma con gente de un pool de más de 1.200 fichas y deja afuera a quien ya está asignado a un evento que se pisa, algo útil cuando la feria coincide con otras fechas de temporada. Cada persona recibe una oferta con el pago, los horarios y las condiciones (convocatoria, vestimenta, tareas), y la acepta con un click desde el teléfono. Si el stand es parte de una participación más grande de tu empresa, mirá staff para eventos corporativos.
Registrá tu productora
Si exponés o armás stands para marcas, registrá tu productora o empresa en LABURO: es gratis y podés empezar a armar el equipo de tu próxima feria.
Fuentes
- Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales, artículos 5 y 6 (InfoLeg): https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/60000-64999/64790/norma.htm