Staff para un evento en un hotel: qué pone el hotel y qué traés vos
Staff para un evento en un hotel: qué suele cubrir la casa, qué trae la productora, cómo coordinar con eventos, montaje nocturno y accesos de servicio.
Un evento en un hotel tiene una ventaja y una trampa. La ventaja: hay cocina, salones, baños, personal propio y alguien que conoce el edificio. La trampa: el hotel es una casa con sus reglas y sus huéspedes, y si no está claro quién hace qué, el día del evento aparecen huecos (nadie en la acreditación) o choques (tus mozos y los del hotel en el mismo salón). Esta nota ordena qué suele poner el hotel, qué suele traer la productora y cómo coordinar para que no haya sorpresas.
Qué suele poner el hotel
Cada hotel arma su propuesta distinto, así que lo que sigue es lo habitual, no una regla. Lo que vale es lo que diga por escrito el área de eventos.
- Banquetes. Cocina, mozos, jefe de salón o maître, armado de mesas y mantelería. Es el corazón del servicio del hotel y casi siempre lo hace su propio personal.
- Bebidas. Muchas veces la barra también es del hotel. Si querés barra propia o bartenders de afuera, preguntalo antes: es de lo primero que se restringe.
- Seguridad del edificio. El hotel cuida su edificio y a sus huéspedes. Eso no es lo mismo que el control de acceso a tu salón: la persona de seguridad del hotel no va a chequear tu lista de invitados.
- Técnica básica. Algunos hoteles tienen sonido y proyección propios o un proveedor de técnica que trabaja dentro de la casa. Preguntá si se puede traer técnica externa y con qué condiciones.
- Mantenimiento y limpieza de los espacios comunes.
Qué suele traer la productora
Todo lo que es del evento y no del edificio:
- Acreditación. Mesa de registro, listas, credenciales y control de quién pasa al salón. Es lo que más se suele olvidar porque se da por hecho que "lo hace el hotel". Para dimensionarla, mirá personal de control de accesos y acreditación.
- Hostess y recepción. Reciben, orientan dentro del hotel (que suele tener varios pisos y salones) y acompañan a invitados especiales. En hostess y recepción en eventos corporativos está qué se pide.
- Runners. En un hotel los recorridos son largos: del salón al depósito, del lobby al backstage, de un piso a otro. Un runner ahorra que la coordinación se mueva de su lugar. Más en qué hace un runner en un evento.
- Técnica propia o del proveedor contratado, si el hotel lo permite, con su gente de montaje.
- Coordinación. Una persona de la productora que habla con el área de eventos del hotel durante todo el evento.
- Promotoras o staff de marca, si hay stands o activaciones.
Cómo coordinar con el área de eventos del hotel
El área de eventos (o banquetes) es tu interlocutor. Antes de convocar a una sola persona, cerrá con ellos:
- Quién hace qué, por escrito. Una lista simple de dos columnas: lo que pone el hotel y lo que pone la productora. Lo que no está en ninguna columna es un hueco.
- Un contacto para el día del evento. No el comercial que te vendió el salón: la persona que va a estar en el hotel ese día, con su teléfono.
- Horarios de la casa. Desde cuándo se puede entrar a montar, hasta cuándo hay que desarmar y si hay otro evento antes o después en el mismo salón.
- Cuántas personas externas van a entrar. El hotel suele pedir una lista con nombre y documento del staff y de los proveedores.
- Dónde come y dónde se cambia tu equipo. No todos los hoteles ofrecen comida ni vestuario al staff externo. Si no lo hay, avisale a tu gente antes.
Montajes nocturnos
En hoteles es común montar de noche o de madrugada, cuando el salón se libera de otro evento. Tres cosas a tener en cuenta:
- Ruido. Hay huéspedes durmiendo. Preguntá qué se puede hacer a esa hora (atornillar, mover estructuras, probar sonido) y qué hay que dejar para la mañana.
- Turnos. Un montaje nocturno seguido del evento es una jornada larga para quien está en los dos. Separá el equipo de montaje del equipo del evento cuando se pueda. La lógica de turnos está en turnos y horarios del staff en un evento largo, y el cuidado del cuerpo en montaje y desmontaje de eventos.
- Volver a casa. Si alguien termina a las 4 de la mañana, el horario tiene que estar en la oferta y la vuelta tiene que estar pensada.
Accesos de servicio
El staff y los proveedores casi nunca entran por el lobby. Antes del evento, cada persona tiene que saber:
- Por dónde entra (puerta de servicio, playa de carga, cochera) y si tiene que anunciarse en algún puesto.
- Con qué se identifica: documento, credencial de la productora o la lista que se mandó al hotel.
- Qué montacargas o ascensor de servicio usa y en qué horario está disponible.
- Dónde deja sus cosas durante el evento.
Ese texto, corto y con un mapa si se puede, se manda junto con la confirmación.
Las reglas de la casa
Cada hotel tiene las suyas y conviene pedirlas por escrito para pasárselas al equipo. Lo que suele aparecer: no usar los ascensores de huéspedes, no circular por zonas de habitaciones, no fumar en lugares no permitidos, no pegar nada en paredes sin autorización y no consumir lo que es del servicio de banquetes. También suele haber reglas de vestimenta para quien queda a la vista. En dress code del staff de eventos está cómo comunicarlo.
Si trabajás en un evento en un hotel
- Llegá por la entrada que te indicaron, no por el lobby.
- Tené tu documento a mano: es probable que te busquen en una lista.
- Respetá los espacios del hotel: sos invitado en una casa que sigue funcionando mientras trabajás.
- Preguntá a tu coordinación, no al personal del hotel, salvo que te digan lo contrario.
Cómo se arma en LABURO
- Cargás el evento con los roles (Acreditador/a, Host / Anfitrión, Recepcionista, Runner, Técnica, entre otros del catálogo) y LABURO te arma el equipo con gente de un pool de más de 1.200 fichas.
- Cada persona recibe la oferta con el pago y los horarios, incluido el de ingreso por servicio y, si hay montaje nocturno, el de esa jornada.
- La persona la acepta con un click desde el teléfono y queda confirmada para ese evento.
Si el evento es de una empresa, mirá staff para eventos corporativos. Si es un congreso en un hotel, en staff para un congreso o convención está el equipo por área, y para calcular cuántas personas hacen falta, cuánta gente necesito para mi evento.
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