Cómo pedir presupuesto a proveedores de eventos y poder compararlos

Pedir presupuesto parece lo fácil del armado de un evento. Mandás un mensaje, esperás, y elegís el más barato. En la práctica, la mitad de las respuestas que llegan no son precios: son preguntas. "¿Para cuánta gente?", "¿a qué hora se puede entrar a montar?", "¿el escenario lo ponen ustedes?". Y cuando por fin tenés tres números, no se pueden comparar, porque cada proveedor cotizó una cosa distinta.

Esta guía es para evitar las dos cosas: que el pedido genere repreguntas y que los presupuestos lleguen imposibles de comparar.

Los datos que tiene que tener cualquier pedido

Sea sonido, catering, estructuras o transporte, hay datos que todo proveedor necesita para darte un precio en serio:

• Fecha, y si es más de un día, todos los días.
• Lugar, con dirección. No es lo mismo un salón con montacargas que un primer piso por escalera.
• Cantidad de personas. Para catering define todo; para sonido o estructuras define el tamaño.
• Horario del evento, de inicio a fin.
• Horario de montaje y desmontaje. Cuándo se puede entrar a armar y hasta cuándo hay que haber sacado todo. Muchas veces es lo que más mueve el precio.
• Qué querés que esté incluido. Flete, técnico, personal de servicio, vajilla.

Si falta alguno, el proveedor tiene dos opciones: preguntarte (y perdés días) o suponer (y te cotiza algo que no es lo que necesitás). Las dos son peores que escribirlo bien la primera vez.

Pedile lo mismo a todos

Parece obvio y es lo que más se rompe. Al primero le mandás el brief completo, al segundo un audio, al tercero "lo mismo que hablamos". Después comparás tres precios que responden a tres pedidos distintos.

La regla es simple: un texto, el mismo, para todos. Si después de mandarlo te das cuenta de que faltaba un dato, se lo agregás a todos, no solo al que preguntó.

Y un pedido, un trabajo. Si el cliente te pidió dos cosas distintas (por ejemplo, dos activaciones en lugares diferentes), conviene pedirlas por separado: los proveedores de una no siempre son los de la otra, y dos trabajos metidos en un mismo total no se comparan contra nada.

Pedí el precio desagregado

Un paquete cerrado no deja mover nada. Si el cliente recorta una cena o saca una pantalla, con un paquete tenés que volver a pedir todo.

Cuando lo que pedís tiene partes (cada comida, cada día, cada servicio), pedí un precio por renglón. Eso te da dos ventajas:

1. Comparás renglón contra renglón, y ves quién es más barato en qué.
2. El proveedor que hace solo una parte puede cotizar esa parte, en vez de no contestar.

Ojo con una trampa: el total más bajo no siempre es el más barato. Si un presupuesto no incluye uno de los renglones, su total cubre menos trabajo. Compará siempre contra un presupuesto que cubra todo lo que pediste.

Compará en la misma moneda

Es habitual que algunos proveedores coticen en pesos y otros en dólares. Ordenar esos números en una misma lista da cualquier cosa: 22.200 parece más barato que 21.000.000 si no mirás el símbolo.

Antes de comparar, llevá todo a la misma moneda con un tipo de cambio que definas vos (y anotá cuál usaste), o compará cada moneda por separado. Lo mismo con IVA: fijate si el precio lo incluye o no, y comparalos en las mismas condiciones.

Qué preguntar antes de elegir

Hay preguntas que valen para cualquier rubro y que conviene meter en el pedido desde el principio:

• ¿Qué entra exactamente en el precio y qué se cobra aparte?
• ¿Hasta cuándo vale ese precio? ¿Se actualiza si el evento se corre de fecha?
• ¿Qué forma de pago necesitás y cuánto anticipo pedís para reservar?

Y después, las de cada rubro. Algunos ejemplos:

Rubro	Qué preguntar
Sonido	Qué equipo entra en el precio, si viene con técnico y cuántas horas, si el armado y el flete están incluidos
Catering	Precio por persona y qué incluye, cuánto personal de servicio, si contempla celíacos, veganos y alergias, si necesita cocina en el lugar
Estructuras	Medidas y materiales, si incluye montaje y desmontaje, si entrega cálculo estructural firmado, cómo se comporta con viento y lluvia

La pregunta de la cocina en catering merece atención: si el servicio necesita cocinar en el lugar y la sede no tiene cocina, el evento se complica y el precio cambia.

Un detalle: preguntá, no excluyas. Si escribís "solo cotizar si tienen X", vas a perder presupuestos que quizás te servían igual. Mejor preguntalo y decidí vos al comparar.

Poné fecha de cierre

Sin fecha, cotizar es algo para mañana. Decí en el pedido hasta cuándo recibís presupuestos, y que sea una fecha concreta, con hora. Así las respuestas llegan juntas y comparás todo de una vez, en vez de ir eligiendo con lo que va apareciendo.

Cómo se hace en LABURO

En LABURO, el pedido de precio está armado para resolver justo esto:

• Contás qué necesitás. Podés pegar el mail del cliente o el mensaje de WhatsApp, y se arma un borrador del pedido para que lo revises. Si el texto mezcla dos trabajos o le falta un dato que te van a preguntar, te lo marca.
• Elegís qué querés que te detallen. Hay preguntas sugeridas por rubro (sonido, catering, estructuras, iluminación, seguridad, transporte y otros), que editás o borrás. Siempre se suman las tres de plaza: precio desagregado, validez del precio y forma de pago.
• Cargás ítems si el pedido tiene partes. Es opcional. Cada proveedor pone un precio por renglón o marca que ese renglón no lo hace.
• Ponés la fecha de cierre. Arranca en una semana; después de esa fecha, la pantalla del proveedor se cierra.
• Invitás por mail. Pegás la lista de mails (sale de una planilla tal cual) y a cada proveedor le llega un link para cotizar. Los repetidos se avisan antes de mandar.
• Comparás y elegís. Los presupuestos quedan en una tabla, separados por moneda cuando hay pesos y dólares. Elegís con un botón y se avisa a los que participaron.

Si sos proveedor y querés que te encuentren, podés publicar tu servicio gratis y aparecer en /servicios. Y si además del proveedor te falta la gente, está la guía de staff para productoras y agencias. Para estimar cuánta gente necesitás, mirá esta cuenta.