Ficha de proveedor de eventos: qué cargar para que te pidan precio

Una ficha de proveedor no se lee: se escanea. Del otro lado hay alguien con una lista de pendientes para su evento, comparando tres o cuatro opciones del mismo rubro en dos minutos. Esta nota es para que, en esos dos minutos, tengas lo que hace falta para que te pidan precio a vos. Si todavía no te publicaste, el alta paso a paso está en proveedores para eventos.

Cómo te encuentran

En /servicios, quien busca tiene tres caminos:

• Rubro. Un selector de rubros, como sonido, iluminación, pantallas LED, catering y gastronomía, seguridad, fotografía y video, DJ y música o transporte y logística. El filtro mira el rubro de cada servicio que cargaste, y tiene que coincidir exacto.
• Provincia. Mira las provincias que marcaste en cada servicio, no la provincia de tu empresa.
• Una palabra. Se busca en tu nombre, en tu línea corta, en tu descripción y en el título, el detalle y el rubro de cada servicio.

De ahí salen las tres reglas de la ficha: el rubro correcto en cada servicio, las provincias marcadas en cada servicio y las palabras que usa tu cliente escritas en algún lado.

Un servicio por cada cosa que hacés

El error más caro es cargar todo junto. Si hacés sonido, iluminación y alquilás pantallas, y lo ponés en un solo servicio de "Sonido", no aparecés cuando alguien filtra por "Iluminación" o "Pantallas LED". Tres servicios, tres rubros, tres búsquedas.

Cada servicio tiene seis campos:

Campo	Qué poner
Rubro	El de la lista sugerida que mejor te describe: si inventás uno propio, quien filtra por el de la lista no te ve
Qué ofrecés	Qué y para qué escala: "Sonido para eventos de hasta 500 personas"
Detalle	Qué incluye, con qué equipo, si va con operador
Precio desde (ARS)	Opcional y orientativo
Por qué unidad	Por persona, por jornada, por evento o por hora
Dónde trabajás	Las provincias donde prestás ese servicio

Las provincias, de verdad. Si no marcás ninguna, ese servicio no aparece en búsquedas. Si marcás todas y después cotizás con un viático que duplica el precio, la consulta no cierra. Marcá donde trabajás sin recargo, y en el detalle aclará si viajás a otras.

La línea corta y la descripción

La línea corta es lo que se lee debajo de tu nombre. Rubro, escala y zona, sin superlativos: "Catering para eventos corporativos de 50 a 500 personas en AMBA" le dice a quien busca si sigue leyendo. "El mejor catering de Buenos Aires" no le dice nada.

La descripción es para lo que vale para todos tus servicios:

• Desde cuándo trabajás en eventos y en qué tipo (corporativos, sociales, recitales, ferias).
• Cómo trabajás: con cuánto tiempo de anticipación necesitás la confirmación, si hacés visita técnica, cómo coordinás el día del evento.
• Qué no hacés. Si no trabajás eventos al aire libre o no hacés menos de cierta cantidad de personas, decilo.
• La documentación que tenés en orden y podés mandar si te la piden. Solo lo que tenés de verdad.

El detalle de cada servicio: lo que te van a preguntar igual

Mirá cómo se pide presupuesto del otro lado en cómo pedir presupuesto a proveedores de eventos: quien organiza quiere poder comparar lo mismo con lo mismo. Si en el detalle ya está lo que siempre se pregunta en tu rubro, tu ficha se compara mejor. Algunos ejemplos:

• Sonido o iluminación: qué equipo entra, si va con técnico y cuántas horas, si necesita grupo electrógeno.
• Catering: qué incluye el precio por persona, si va con personal de servicio, si incluye vajilla, si contemplás celíacos y veganos, si necesitás cocina en el lugar.
• Fotografía: horas de cobertura, cuántas fotos editadas y en cuántos días.
• Estructuras: medidas, materiales, si el montaje está incluido y con cuánta anticipación.
• Transporte: vehículos y plazas, horas de disposición, si chofer y peajes están incluidos.

No hace falta contestar todo con números. Alcanza con que se entienda qué entra y qué se cobra aparte.

Precio desde: ponerlo o no

El campo es opcional y no te compromete: el precio final lo arreglás con cada cliente. Pesa a favor ponerlo porque filtra: te consulta quien está en tu rango y te ahorrás responder pedidos que no van a cerrar. Si lo ponés, que la unidad sea clara (por persona, por jornada, por evento, por hora) y que el número sea uno que puedas sostener para el servicio más básico que describiste. Si tus precios cambian seguido, revisalo cada tanto desde tu panel.

Tus preguntas, en el formulario de consulta

Cuando alguien te pide presupuesto desde tu ficha, completa un formulario y te llega por mail, ya completo. También lo ves en tu panel, en "Mis consultas". Si no armaste el tuyo, se usa uno base con seis preguntas: tipo de evento, fecha, lugar, cantidad de personas, qué necesita y presupuesto aproximado (opcional).

Desde el bloque "Cómo quiero que me consulten" podés armar el tuyo: texto, párrafo, número, fecha u opciones, con un tope de 12 preguntas y una intro corta. Sumá las dos o tres sin las que no podés cotizar en tu rubro. Un sonido pregunta si es al aire libre y cuánta energía hay disponible; un catering, cuántos cubiertos y si hay restricciones alimentarias. Y no te pases: cada pregunta de más es gente que abandona antes de mandarte el pedido.

Fotos y trabajos

La ficha de proveedor no tiene galería de fotos (esa es de la ficha de salones). Lo que muestra tus trabajos son tu Instagram y tu web, que se cargan en tus datos. Si tu Instagram mezcla lo personal con lo laboral, pensá en uno de trabajos: quien contrata quiere ver cómo quedó lo que hiciste, no tus vacaciones.

Publicá o mejorá tu ficha

Revisá tu ficha con esta lista: un servicio por rubro, provincias marcadas en cada uno, línea corta con escala y zona, detalle con lo que se pregunta siempre y tu formulario de consulta. Si todavía no estás, publicar es gratis: empezá en registrar tu servicio. Cuando te llegue el primer pedido, seguí con cómo responder un pedido de presupuesto.