Cómo calcular el staff de una maratón, carrera o torneo: kits, hidratación y circuito
Qué puestos necesita una maratón, una carrera o un torneo: kits, acreditación, hidratación, largada, llegada, recorrido y guardarropa, calculados por ritmo.
Una maratón, una carrera de calle o un torneo tienen algo que no tiene una fiesta: el evento pasa en varios lugares a la vez y cada lugar tiene su propio horario de presión. La entrega de kits explota el día anterior, el guardarropa una hora antes de la largada, la llegada cuando entra el grueso de los corredores. Esta nota ordena los puestos, cómo calcularlos y qué decidir antes de convocar.
Los bloques del equipo
Pensalo como estaciones, cada una con su responsable:
- Entrega de kits. Suele hacerse antes del día de la carrera. Buscar el número, verificar identidad, entregar dorsal, chip si lo hay, remera y bolsa. Es un mostrador con fila: se calcula como cualquier puesto de atención.
- Acreditación de participantes. El control de quién está inscripto, los cambios de categoría o de talle, los casos que no figuran. Es el puesto que resuelve problemas, no el que entrega cosas. Si querés ver cómo se trabaja una acreditación, mirá qué hace un acreditador en un congreso.
- Puestos de hidratación. Armado de mesas, vasos o botellas listos antes de que pase el primero, reposición constante y limpieza del tramo cuando pasa el último.
- Largada. Ordenar a los corredores en sus corrales o tandas, controlar que nadie entre por fuera y despejar la zona en segundos cuando se larga.
- Llegada. Es el punto más cargado: medallas, hidratación final, que nadie se frene en la línea y que el embudo de salida no se trabe.
- Señalización y control del recorrido. Gente en cruces, curvas y desvíos marcando el camino y avisando por radio. Un cruce sin nadie es el error que más se nota.
- Guardarropa. Mochilas y abrigos, ordenado por número de dorsal. Lo desarrollamos abajo.
- Coordinación. Una persona por bloque que conoce el plano, tiene radio y toma decisiones sin preguntar todo.
En LABURO el catálogo tiene roles que encajan con varios de estos bloques: Acreditador/a, Control de accesos, Guardarropa, Pulseras y credenciales, Runner, Coordinador/a de voluntarios, Personal de limpieza y, dentro de salud, Socorrista, Enfermero/a y Médico/a. El equipo de salud y lo que exige cada autoridad lo define la organización con quien corresponda: esta nota no lo cubre.
Calcular por ritmo medido, no a ojo
La pregunta no es «cuántos participantes tengo» sino cuántos llegan a cada puesto en su peor momento y cuántos atiende una persona por minuto. Es el mismo método de cuánta gente necesito para mi evento, aplicado por estación.
- Medí el ritmo de un puesto. Cronometrá entregas reales: cuánto tarda una persona en buscar un kit y entregarlo, o en recibir una mochila y darle el número. Hacelo en una prueba con tu armado (mesas, cajas, orden de los números) o tomalo de una edición anterior.
- Estimá el pico. Cuántos participantes esperás en la hora más cargada de cada estación. Si tenés datos de ediciones pasadas, usalos; si no, partí de los horarios que anunciás (franja de retiro de kits, horario de largada).
- Dividí. Personas en el pico por minuto, divididas por las que atiende un puesto por minuto: eso da cuántos puestos tienen que estar abiertos a la vez para que la fila no crezca.
- Sumá reposición y relevo. Un puesto que atiende necesita a alguien que le acerque material, y los turnos largos necesitan relevos. En turnos y horarios del staff en un evento largo está cómo armarlos.
En el recorrido el cálculo es otro: no es por ritmo sino por puntos. Contás cruces, desvíos y puestos de hidratación en el plano y asignás gente a cada uno, más alguien móvil para cubrir.
El guardarropa de una carrera
Se parece al de cualquier evento, con dos diferencias. Primero, la gente deja mochilas, así que hacen falta bolsas o espacio en el piso ordenado, no solo percheros. Segundo, el número ya existe: el dorsal. Ordenar por tramos de dorsal convierte cada retiro en ir a una dirección.
El pico es al final, cuando llegan corredores cansados y con frío. Si el guardarropa se dimensionó para la entrega de la mañana, a la vuelta se arma la fila más larga del día. El detalle del armado está en guardarropa en un evento.
Personal pago y voluntarios
Muchas carreras y torneos combinan personal pago con voluntarios. Qué figura corresponde a cada tarea y qué obligaciones tenés con cada grupo es una consulta para tu asesor legal o laboral: no lo resolvemos acá.
Lo que sí es operativo y vale para cualquier caso:
- Los puestos críticos con gente de experiencia y horario confirmado. Acreditación, llegada y coordinación de bloques no se dejan a quien viene por primera vez.
- Un coordinador de voluntarios que reciba, asigne y brife, separado de la coordinación general.
- Brief escrito para todos, con el plano, el horario de cada estación y a quién llamar por radio.
- Una lista de reemplazos. Si alguien no llega, en si te falla un staff el día del evento está qué hacer.
Errores frecuentes
- Calcular la entrega de kits por el total de inscriptos y no por cuántos vienen en la franja más cargada.
- Un solo coordinador para todo el recorrido. Si se va a un problema en la largada, nadie decide en la llegada.
- Hidratación armada tarde. El primer corredor pasa mucho antes que el grueso.
- Desarmar la llegada antes de que entre el último. Es la imagen con la que se va quien más esfuerzo hizo.
Si el evento es al aire libre y largo, muchas cosas se parecen a las de staff para un festival al aire libre: sombra, agua y relevos para el propio equipo.
Cómo se arma en LABURO
- Cargás el evento con los roles por estación y LABURO te arma el equipo con gente de un pool de más de 1.200 fichas.
- Cada persona recibe la oferta con el pago y los horarios de su estación, incluido el de desarme.
- La persona la acepta desde el teléfono y queda confirmada para esa fecha.
Si la entrada y la acreditación son el centro del armado, mirá personal de control de accesos y acreditación. Si sos productora o agencia y hacés varios eventos al año, está staff para eventos para productoras y agencias.
Empezá a armar tu equipo
La guía por tipo de evento, con roles, tiempos y cómo se convoca, está en staff para eventos deportivos y carreras.
Si organizás una carrera, una maratón o un torneo, creá tu cuenta de productora en LABURO: es gratis, cargás los roles y el equipo de LABURO te arma la gente, con el pago y el horario en cada oferta.