Quinta o salón con pileta para eventos en verano: qué preparar antes de la temporada

En verano, una quinta o un salón con parque y pileta tiene algo que un salón cerrado no tiene: el afuera. Pero ese afuera trae preguntas que un salón cerrado nunca recibe: qué pasa si llueve, dónde hay sombra, si la pileta se usa, dónde se estaciona y hasta qué hora se puede tener música. Esta nota es para dueños y encargados de quintas y espacios con exterior que quieren llegar a la temporada con esas respuestas listas.

Mostrá el exterior como es de verdad

Quien busca una quinta para el verano decide mucho por las fotos. Las que mejor funcionan son las que se parecen al evento que esa persona imagina:

• El parque y la pileta a la hora del evento. Si la mayoría de tus eventos son de tarde, sacá fotos de tarde. Una foto de mediodía con cielo perfecto no muestra cómo se ve a las 19 h.
• La sombra que existe. Árboles, galería, pérgola, gazebo. Si hay poca sombra, mejor que se vea en la foto y no que lo descubran en la visita.
• El lugar techado. Es la foto que más tranquiliza, porque responde la pregunta de la lluvia antes de que la hagan.
• Una foto armada para evento, con mesas o con living, si tenés alguna de un evento propio.

En LABURO podés subir hasta 8 fotos desde tu panel, y la primera es la portada: es la que aparece en la lista del directorio de salones. Elegí para la portada lo que te diferencia, que en una quinta suele ser el parque o la pileta. Si alguna foto es de otra estación (el parque en invierno, por ejemplo), aclaralo en la descripción.

Al cargar el salón, en «Qué tiene» podés marcar Espacio al aire libre, Pileta, Quincho o parrilla y Estacionamiento, entre otras opciones. La búsqueda por palabra mira lo que marcaste, así que conviene que esté completo. Cómo escribir el resto de la ficha está en cómo describir tu salón para que te encuentren.

Plan de lluvia: escrito antes de reservar

La pregunta «¿y si llueve?» llega siempre. La respuesta tiene que ser concreta:

• Cuánta gente entra bajo techo y con qué formato. No es lo mismo 100 personas sentadas que 100 de pie. Si el techado no alcanza para todo el evento, decilo antes de reservar.
• Qué se mueve y quién lo mueve. Mesas, barra, sonido. Si hay que mudar todo adentro, alguien tiene que hacerlo y eso lleva tiempo.
• Hasta cuándo se decide. Acordá con el cliente un horario límite para elegir entre armar afuera o adentro, así los proveedores no arman dos veces.
• Si existe la opción de carpa, quién la contrata y quién la paga. No prometas una carpa que no tenés.

Si el exterior es la mitad de tu propuesta, el plan de lluvia es la otra mitad. Dejalo escrito en la propuesta, junto con lo que incluye el alquiler.

Sombra, calor y horarios

En verano, las horas de más sol son las más difíciles para estar afuera, para los invitados y para el equipo que trabaja. Algunas cosas ayudan:

• Ofrecé franjas que aprovechen la tarde y el atardecer, y decí qué partes del predio tienen sombra en cada momento.
• Pensá dónde va la barra y el catering. Al sol directo, la comida y la bebida se complican. Si tenés un sector con sombra fija, es el lugar natural para la barra.
• Agua y baños a mano. Cuanta más gente afuera y más calor, más se usan.

El equipo del evento también trabaja al aire libre, muchas veces muchas horas. Si quien te alquila te pide recomendaciones para armar el staff, en staff para un festival al aire libre hay cosas que sirven también para una quinta.

Reglas de la pileta, siempre por escrito

La pileta es lo que más se pregunta y lo que más se discute después. No hace falta inventar reglas: hace falta que las tuyas estén escritas y que el cliente las lea antes de pagar la seña. Lo mínimo:

• Si la pileta se puede usar o es solo decorativa durante el evento.
• En qué horario se puede usar, si se puede.
• Si hay menores, quién es responsable de cuidarlos. Esto vale sobre todo para cumpleaños y fiestas de 15.
• Qué pasa con el vidrio cerca del agua, si lo permitís o no.

Si en tu municipio o provincia hay normas sobre piletas en lugares que se alquilan para eventos, consultalas en la fuente oficial de tu municipio antes de prometer nada. En esta nota no damos normas porque cambian según el lugar.

Estacionamiento y accesos

Las quintas suelen estar lejos del transporte público, así que casi todos llegan en auto o en traslado. Contá:

• Cuántos autos entran adentro del predio, si hay, y qué pasa con el resto.
• Por dónde entran los proveedores y a qué hora pueden llegar a armar.
• Cómo es el camino, sobre todo si hay tramos de tierra que con lluvia se complican.
• La dirección exacta y cómo llegar, para mandarla en un solo mensaje a quien te reserva.

Pensá también en la vuelta. Un evento que termina tarde en una quinta deja a invitados y staff lejos de casa: en volver a casa después de un evento de madrugada está el punto de vista de quien trabaja.

Vecinos y ruido

El exterior también es lo que más escuchan los vecinos. Antes de la temporada, tené claro y por escrito hasta qué hora se puede tener música afuera, si hay que pasarla adentro a partir de cierto horario y qué volumen aceptás. Si tu quinta está en una zona con reglas propias (un barrio cerrado, por ejemplo), las condiciones del barrio también entran en la propuesta. Si estás en CABA y querés repasar papeles, mirá habilitación de un salón de eventos en CABA.

Antes de que empiecen las consultas

Las consultas de verano empiezan antes del verano. Si querés repasar cómo contestarlas, está cómo contestar una consulta de salón, y para la temporada que viene justo antes, tu salón en la temporada de fin de año.

En LABURO publicar es gratis y las consultas te llegan al mail y quedan guardadas en tu panel. El paso a paso está en publicar tu salón para eventos. Si tu quinta todavía no está, cargá tu salón y subí las fotos del exterior desde el panel.