Cómo pasar de staff a coordinador o coordinadora de equipo en eventos

En casi todos los equipos de eventos hay una persona a la que el resto mira cuando algo no está claro. No siempre tiene el título, pero ya hace parte del trabajo: ordena, explica, avisa. Si esa persona sos vos, el paso siguiente es coordinar. Esta nota explica qué hace un coordinador o coordinadora de staff, qué lo distingue, cómo darte cuenta de que estás listo y cómo dar el salto sin que tu primera fecha a cargo sea un mal recuerdo.

Qué hace un coordinador de staff

El coordinador no hace el trabajo de cada puesto: se asegura de que todos los puestos estén cubiertos y funcionando. Su jornada empieza antes y termina después que la del resto.

• Convoca. Confirma quién viene, a qué hora y a qué puesto, y vuelve a confirmar el día anterior. Una convocatoria sin respuesta es un hueco posible, no un sí.
• Da el briefing. Antes de abrir junta al equipo y explica en pocos minutos qué evento es, quién es el cliente para el staff (sin detalles que no hacen falta), qué puesto tiene cada uno, a quién se consulta y qué no se hace.
• Arma la grilla de turnos y descansos. Quién está en cada posición, cuándo sale a comer y quién lo cubre mientras tanto. La lógica completa está en turnos y horarios del staff en un evento largo.
• Controla el presentismo. Sabe en todo momento quién llegó, quién está en su puesto y quién se fue. Si el evento usa fichaje, lo mira; si no, lleva su propia lista.
• Resuelve bajas. Alguien no llega, alguien se siente mal, alguien se tiene que ir antes. El coordinador reacomoda la grilla y avisa a producción si hace falta reemplazo. Para ese momento sirve si te falla un staff el día del evento.
• Es el nexo con producción. El staff no le habla directo al productor por cada duda: le habla al coordinador, y el coordinador filtra, resuelve lo que puede y sube lo que no.
• Cierra el día. Confirma que se devolvieron equipos y credenciales, que nadie se fue sin avisar y pasa a producción un reporte corto: qué salió bien, qué falló, quién se destacó.

Qué habilidades lo distinguen

Ser bueno en tu puesto es la base, pero no alcanza. Lo que separa a un buen staff de un buen coordinador es otra cosa:

• Ver el evento entero. El coordinador sabe dónde está la barra, la puerta, el baño, el depósito y la salida de emergencia, y cuándo se llena cada lugar.
• Dar indicaciones claras y cortas. "Vos a la puerta dos hasta las diez, después te cubre ella" sirve más que una explicación larga.
• Decir que no sin pelear. A un compañero que quiere salir antes, a un invitado que pide algo fuera de lo previsto, a veces al propio cliente.
• Calma cuando algo se rompe. El equipo copia el tono del coordinador. Si el coordinador corre, todos corren.
• Reportar sin que te lo pidan. Producción quiere saber las cosas antes de descubrirlas.

Señales de que estás listo

• Los compañeros nuevos te preguntan a vos, no al productor.
• Producción te pide que avises cuando falta algo o que le expliques el puesto a alguien.
• Conocés el desarrollo del evento, no solo tu horario.
• Resolvés problemas chicos sin escalar cada uno.
• Tenés un historial sin faltazos ni llegadas tarde. Sin eso, ninguna productora te va a dar gente a cargo.

Si te reconocés en la mayoría, ya estás haciendo parte del trabajo de coordinación. Falta que alguien te lo dé de manera formal.

Cómo ganarte la confianza de una productora

Una productora le da un equipo a quien ya le demostró que no necesita supervisión. Eso se construye con tres cosas, fecha tras fecha:

1. Puntualidad. Llegar al horario de convocatoria, que no es el de apertura. El coordinador llega incluso antes que el resto.
2. Reportar. Avisar lo que pasa (bueno y malo) sin esperar a que te pregunten. Un mensaje corto al cierre del día con las novedades vale mucho.
3. Resolver. Cuando aparece un problema, llegar con el problema y una propuesta, no solo con el problema.

Lo demás está en cómo lograr que te llamen seguido para eventos: las conductas que hacen que te vuelvan a convocar son las mismas que hacen que te den gente a cargo.

Primeros pasos

No hace falta saltar de golpe a coordinar un evento completo. Hay dos caminos más seguros:

• Liderar un sector chico. Una barra, una puerta, el guardarropa, un grupo de promotoras. Pocas personas, un solo espacio y un solo tipo de tarea. Ahí aprendés a cubrir descansos, a dar indicaciones y a reportar.
• Ser el segundo de un coordinador. Mirás cómo arma la grilla, cómo da el briefing y cómo resuelve las bajas, y te va pasando partes del trabajo. Es la forma más rápida de aprender sin tener todo encima.

Si tu camino va hacia producción y escenario, los pasos siguientes son otros puestos con nombre propio, como el que explica qué es un stage manager en un evento.

Errores del primer evento coordinando

• Seguir trabajando como staff. Ponerte a servir o escanear y perder de vista al equipo. Ayudar un rato está bien; quedarte en un puesto, no.
• Dar el briefing de memoria. Llevalo escrito, aunque sea en el celular: puestos, horarios, contactos, reglas.
• No armar los descansos. Si nadie sabe cuándo come cada uno, salen todos juntos o no sale nadie.
• No tener reemplazo pensado. Antes de abrir, sabé quién puede moverse de puesto si alguien falta.
• Ser difícil de encontrar. El equipo y producción tienen que saber dónde estás y cómo ubicarte.
• Irte sin cerrar. El día termina cuando se devolvió todo y producción tiene el reporte, no cuando se va el último invitado.

Cómo se ve en LABURO

En el catálogo de LABURO hay tres puestos de coordinación: Coordinador/a de logística (en Producción y logística), Coordinador/a de invitados (en Atención y experiencia) y Coordinador/a de voluntarios (en Otros perfiles). Más arriba en producción están Productor/a de campo y Stage manager. Si ya coordinaste un sector o fuiste segundo de alguien, sumá esos puestos a tu perfil junto con los que ya hacés, y contalo en la experiencia: qué sector, cuántas personas, en qué tipo de evento.

Si recién arrancás en producción, mirá trabajar en montaje, técnica y producción de eventos. Si estás en Buenos Aires, tenés todo junto en trabajo en eventos en Buenos Aires.

Sumate

Si querés dar el salto a coordinar, cargá tu perfil en LABURO: es gratis, elegís tus puestos y tu zona, y las ofertas te llegan con el pago y el horario antes de decidir.

Fuentes

• Catálogo de puestos de LABURO (familias Producción y logística, Atención y experiencia, y Otros perfiles): laburo.somosder.ar/sumate.
• Guías de LABURO: turnos y horarios del staff, si te falla un staff y cómo lograr que te llamen seguido.