Cuándo hace falta un coordinador de staff en tu evento

Hay un momento en que el evento deja de entrar en tu cabeza. Estás con el cliente, te llaman del escenario, falta hielo en una barra y alguien de la puerta te pregunta si puede salir a comer. Si todo eso pasa por vos, el equipo queda sin nadie a cargo justo cuando más lo necesita. Para eso existe el coordinador o coordinadora de staff. Esta nota explica qué hace, las señales de que tu evento lo necesita y cómo armar la cadena de mando para que funcione.

Qué hace un coordinador de staff

El coordinador no atiende un puesto: se ocupa de que todos los puestos estén cubiertos y funcionando.

• Confirma la convocatoria. Sabe quién viene, a qué hora y a qué puesto, y vuelve a chequearlo el día anterior.
• Da el briefing. Antes de abrir, junta al equipo y explica qué evento es, qué hace cada uno, a quién se consulta y qué no se hace.
• Arma la grilla de turnos y descansos. Quién está en cada posición, cuándo sale a comer y quién lo cubre.
• Controla quién llegó y quién está en su puesto durante todo el evento.
• Resuelve las bajas. Reacomoda la grilla y le avisa a producción si hace falta un reemplazo.
• Filtra las consultas. El equipo le pregunta a él, no a vos. Él resuelve lo que puede y te sube lo que no.
• Cierra el día. Devolución de equipos y credenciales, nadie que se fue sin avisar, y un reporte corto para producción.

Si querés el detalle del puesto visto desde quien lo hace, está en de staff a coordinador de equipo en eventos.

Señales de que tu evento lo necesita

No hay una cantidad de personas a partir de la cual sea obligatorio. Lo que sí hay son señales claras:

1. Vos vas a estar ocupado en otra cosa. Si tu lugar durante el evento es con el cliente, en el escenario o en la técnica, nadie está mirando al equipo.
2. Hay varios sectores separados. Puerta, barra, salón, guardarropa, backstage. Si no los ves a todos desde un mismo lugar, alguien tiene que recorrerlos.
3. Hay turnos que se cruzan. Montaje, evento y desmontaje con gente distinta, o relevos a mitad de la noche. Cada cambio de turno es un momento donde se pierden puestos.
4. El equipo es nuevo. Gente que no trabajó junta ni con vos necesita una referencia clara de a quién preguntar.
5. El evento es largo. Más horas significan descansos, comidas y cansancio que alguien tiene que administrar. La lógica está en turnos y horarios del staff en un evento largo.
6. El último evento te pasó esto: puestos vacíos sin que nadie se diera cuenta, gente que salió a comer toda junta, consultas que te llegaban de a diez.

Si te reconocés en dos o tres, el coordinador no es un costo extra: es lo que evita que pagues a un equipo que trabaja a medias.

Cómo se arma la cadena de mando

La cadena tiene que ser corta y conocida por todos. Un esquema que sirve para la mayoría de los eventos:

• Producción (vos o tu productor): decide sobre el evento, habla con el cliente y los proveedores.
• Coordinación de staff: una persona a cargo del equipo entero. Es la única que le habla a producción por temas de staff.
• Referentes de sector, cuando el evento es grande o tiene sectores separados: alguien del equipo que queda a cargo de una barra, una puerta o un grupo, y le reporta al coordinador.
• El resto del equipo: cada persona sabe quién es su referente o, si no hay, quién es el coordinador.

Tres reglas para que la cadena funcione:

1. Cada persona tiene un solo jefe durante el evento. Si producción le da órdenes directo a la barra mientras el coordinador le dice otra cosa, el equipo no sabe a quién hacerle caso.
2. Todos saben quién es quién. Se dice en el briefing y se repite: «cualquier duda, a ella; si no la encontrás, a él».
3. El coordinador tiene que poder llegar a cada referente en pocos minutos. Si no llega, hace falta sumar referentes, no correr más rápido.

Qué tenés que darle al coordinador

Un coordinador sin información es un staff más. Antes del evento, pasale:

• La dotación por rol y por horario, con nombres y contactos.
• El plano del lugar con los sectores, el depósito, los baños y las salidas.
• El cronograma del evento, incluidos los momentos de pico.
• El brief: qué es el evento, vestimenta, qué se puede y qué no se puede hacer. Para activaciones, el molde está en cómo armar el brief para promotoras de una activación.
• Qué decisiones puede tomar solo (mover gente de puesto, cubrir un descanso) y cuáles tiene que consultarte (sumar a alguien, dejar ir antes a alguien).
• Un horario de convocatoria anterior al del resto, porque llega antes y se va después.

Errores comunes

• Poner de coordinador al que mejor atiende la barra. Ser bueno en un puesto no es lo mismo que mirar el equipo. Si lo sacás de la barra, sacaste a tu mejor bartender.
• Coordinador que termina atendiendo un puesto. Ayudar un rato está bien; quedarse, no.
• Saltear al coordinador. Si le das indicaciones directas al equipo, le quitás autoridad delante de todos.
• No pedirle el reporte de cierre. Es la mejor información que vas a tener para el próximo evento y para evaluar al staff después del evento.

Cómo se cubre en LABURO

En el catálogo de LABURO hay tres puestos de coordinación: Coordinador/a de logística, Coordinador/a de invitados y Coordinador/a de voluntarios, y por encima, en producción, Productor/a de campo y Stage manager. Los pedís al cargar tu evento, y el equipo de LABURO, que coordina al staff anotado, busca a quien tenga experiencia en tu zona. La persona recibe la oferta con el pago, el horario de convocatoria y las condiciones, la acepta desde el teléfono y queda confirmada para ese evento.

Si a alguien de tu equipo lo calificaste bien varias veces y lo tenés en Favoritos, también es un buen candidato para empezar como referente de sector.

Para equipos de empresa, mirá staff para eventos corporativos. Si armás equipos para varios clientes, está staff para eventos: productoras y agencias.

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