Staff para la inauguración de un local: roles, lista y cómo aguantar el pico

La inauguración de un local o de un showroom es un evento corto: dos, tres, cuatro horas. Eso parece simplificar todo, pero hace lo contrario. No hay tiempo para corregir sobre la marcha: si la fila de la vereda se arma en la primera media hora, ya es la foto del evento. Esta nota repasa los roles, cómo pensar el pico y qué dejar acordado con la marca y con el local.

Si lo que abrís no es un local sino un producto (con prensa especializada, ensayo y presentación), el armado se parece más a staff para un lanzamiento de producto.

Antes de contar gente: el espacio y el pico

Una apertura tiene dos límites que mandan sobre todo lo demás.

• Cuánta gente entra a la vez en el local. No es lo mismo un showroom amplio que un local angosto con mercadería en exhibición. Preguntá a quien administra el lugar cuánta gente puede estar adentro al mismo tiempo y diseñá el evento con ese número.
• Cuándo llega la gente. En una apertura con invitación, buena parte llega en la primera hora. Si hay un momento anunciado (un corte de cinta, una palabra de la marca, un DJ), llega todo junto para ese momento.

Con esos dos datos sabés si vas a tener gente esperando afuera. Y si vas a tener gente afuera, la vereda es un puesto más.

Recepción y lista

• Lista de invitados cerrada unos días antes, con nombre y, si hace falta, a qué grupo pertenece cada uno (clientes, prensa, creadores, amigos de la marca).
• Una persona por puesto de lista y otra que reciba y oriente. Quien busca nombres no puede, además, explicar dónde está la barra.
• Qué hacer con quien no está en la lista. No lo decide la recepción: se consulta a una persona de la marca definida antes. Eso va escrito en la oferta del puesto.
• Ritmo. Para saber cuántos puestos de lista hacen falta, cronometrá cuánto tarda cada ingreso y hacé la cuenta por el pico, como se explica en cuánta gente necesito para mi evento.

Si la apertura es abierta al público, no hay lista, pero sí hace falta alguien que cuente cuánta gente entra y sale para respetar el cupo. Para ese puesto mirá personal de control de accesos y acreditación.

Promotoras y anfitrionas adentro

Adentro, el staff de atención hace que la gente recorra el local en lugar de quedarse en la puerta:

• Recibir y acompañar a cada grupo al primer punto de interés.
• Conocer el producto o la propuesta del local, aunque sea lo básico, para contestar sin inventar.
• Repartir lo que se reparta (un regalo, un catálogo, un código de descuento) con una regla clara de a quién y cuántos.

Que el brief diga qué se dice y qué no. Cómo armarlo está en cómo armar el brief para promotoras de una activación, y si buscás el perfil, en promotoras y azafatas para activaciones.

Barra y catering

En una apertura la barra suele ser el lugar donde se acumula la gente. Lo que conviene definir:

• Dónde va la barra. Lejos de la puerta, para que la gente avance hacia adentro, y sin tapar la mercadería.
• Qué se sirve y cuánto dura. Una carta corta se sirve más rápido. Si hay bocados, que circulen con mozos en lugar de una mesa que junte gente en un rincón.
• Quién la pone. Puede ser un proveedor de catering que trae su equipo, o personal de barra y mozos que sumás vos. Los proveedores los encontrás en servicios; el personal, en mozos y bartenders para eventos.

Si el local es de alimentos o bebidas y se da a probar, mirá equipo de sampling o degustación.

Prensa y creadores

Si hay medios o creadores invitados:

• Una persona a cargo con la lista de prensa, que los reciba aparte de la fila general.
• Un momento y un lugar para que hablen con quien representa a la marca, con buena luz y sin la barra de fondo.
• El resto del staff no da declaraciones. Si alguien pregunta, deriva a la persona de prensa.

Si la marca no tiene a nadie para eso, se puede sumar un proveedor de prensa y difusión desde servicios.

Orden en la vereda

Es el puesto que más se olvida y el que más se ve desde la calle.

• Una persona afuera que ordene la fila, avise cuánto falta y explique si se entra por tandas.
• Que la fila no tape la entrada de los locales vecinos ni el paso de la gente. Hablalo antes con quien administra el lugar.
• Coordinación por radio o por teléfono con la puerta, para saber cuándo hacer pasar a la próxima tanda.

Horarios cortos, relevos pocos

En un evento de tres horas casi no hay relevos: el equipo entero trabaja todo el tiempo. Por eso:

• Citá al staff antes, con tiempo para recibir el brief y recorrer el local antes de abrir.
• Poné el pico en el horario de todos. Nadie entra tarde ni sale antes de la hora más cargada.
• Pensá el cierre: la salida de los últimos invitados y el orden del local, que muchas veces tiene que estar listo para abrir al público al día siguiente. Para eso, mirá personal de limpieza en un evento.

Errores comunes

• Dimensionar por el total de invitados y no por el pico de la primera hora.
• Barra en la entrada: la gente se queda ahí y la fila crece afuera.
• Nadie en la vereda. La fila se arma sola y desordenada.
• Staff que no conoce el local ni la marca porque llegó a la hora de apertura.

Cómo se cubre en LABURO

1. Cargás el evento con los roles (Recepcionista, Promotor/a, Host / Anfitrión, Bartender, Mozo / Camarero) y se lo pasás al equipo de LABURO, que te arma el equipo con gente del pool de más de 1.200 fichas.
2. Cada persona recibe la oferta con el pago y los horarios, incluida la hora de citación previa.
3. La persona la acepta con un click desde el teléfono y queda confirmada. El día del evento ficha entrada y salida desde el celular.

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