Cómo armar el brief para promotoras de una activación de marca
Qué tiene que tener el brief de promotoras para una activación: mensaje, objetivo, horarios, vestuario, producto, qué decir, incidentes y cierre. Con modelo.
En una activación de marca, durante esas horas la marca es la promotora. Lo que diga y cómo resuelva un imprevisto depende de algo que se arma antes: el brief. Esta nota es para agencias, marcas y productoras que contratan promotoras: qué tiene que tener el brief, un modelo para copiar y los errores que más se repiten.
Brief no es la presentación de la campaña
La presentación de la campaña sirve para el cliente y la agencia. La promotora necesita otra cosa: qué hacer, cuándo, con qué, qué decir y a quién llamar.
Un buen brief entra en una o dos carillas y se lee en el celular. Tiene dos partes:
- Lo operativo (rol, fecha, lugar, horarios, pago, vestuario), que conviene que vaya en la oferta que la persona acepta.
- Lo de marca (mensaje, producto, qué se dice y qué no), en una hoja aparte que se manda antes y se repasa en la convocatoria previa a la apertura.
Qué tiene que tener
Marca y mensaje clave
Quién es la marca y qué tiene que quedarle a la gente, en una o dos frases: la que la promotora va a repetir cien veces. Si el producto tiene un nombre difícil, escribilo como se pronuncia.
Objetivo y métrica de la activación
Para qué existe la acción (probar, registrar, vender, dar a conocer) y con qué se mide: muestras entregadas, registros, ventas. Quien sabe qué se mide sabe dónde poner el esfuerzo.
Horarios y descansos
Horario de convocatoria (antes de la apertura), de apertura, de cierre y de salida. Y los descansos con hora y con quién cubre cada puesto mientras tanto. Si los descansos no están en el papel, se los terminan sacando al mismo equipo y queda un punto vacío en el peor momento. Cómo armar la grilla está en turnos y horarios del staff en un evento largo.
Vestuario y quién lo provee
Qué se usa (remera de la marca, color de pantalón, calzado, pelo, accesorios) y quién lo pone. Si lo provee la marca: dónde y cuándo se retira, y si se devuelve al final. Si lo pone la promotora, sé preciso: «ropa negra» significa algo distinto para cada una.
Producto y muestras
Qué producto se muestra o se entrega, cuántas unidades hay, cómo se reponen y qué hacer cuando se terminan. Si hay degustación de bebidas alcohólicas, la regla de edad tiene que estar escrita: la Ley 24.788 prohíbe en todo el país el expendio de bebidas alcohólicas a menores de 18 años. Definí también cómo se pide la edad y qué se hace si alguien no la acredita.
Qué se puede y qué no se puede decir
Las frases aprobadas, los datos del producto que se pueden dar y, sobre todo, lo que no se promete: precios, descuentos, regalos, plazos o beneficios que no están confirmados. No es un detalle: según el artículo 8 de la Ley 24.240 de Defensa del Consumidor, las precisiones formuladas en la publicidad y otros medios de difusión obligan al oferente. Y una línea para lo que la promotora no sabe responder: «lo consulto y te digo», y a quién se consulta.
Si la acción junta datos (nombre, mail, teléfono), el brief tiene que decir qué texto se le lee o se le muestra a la persona antes de cargarlos. La Ley 25.326 de Protección de Datos Personales exige consentimiento libre, expreso e informado, e informar antes para qué se van a usar los datos y quién es el responsable.
A quién reportar
Nombre y teléfono de quien coordina en el lugar, y un segundo contacto. Una sola persona da las indicaciones: si la promotora recibe órdenes de la agencia, del cliente y del local, va a cumplir la última.
Qué hacer ante un incidente
Tres o cuatro casos con su respuesta: alguien que se descompone, un reclamo, un faltante de producto. Casi siempre es lo mismo: no resolver sola lo que no le toca, avisar a coordinación y, si hay alguien en riesgo, al personal de seguridad o emergencias del lugar.
Cómo se cierra el día
Qué se cuenta (muestras sobrantes, registros, ventas), a quién se entrega, qué pasa con el vestuario y el material, y cuándo se puede ir cada una.
Modelo de brief para copiar
| Campo | Qué completar |
|---|---|
| Marca | Nombre y una línea sobre qué es |
| Mensaje clave | Una o dos frases, como se dicen en voz alta |
| Objetivo | Probar, registrar, vender o dar a conocer |
| Métrica | Qué se cuenta y cuánto se espera por hora o por jornada |
| Lugar | Dirección, punto de encuentro y por dónde se entra |
| Horarios | Convocatoria, apertura, descansos (con hora y relevo), cierre y salida |
| Vestuario | Qué se usa, quién lo provee, dónde se retira y si se devuelve |
| Producto y muestras | Qué hay, cuántas unidades, cómo se repone, qué pasa si se termina |
| Se puede decir | Frases y datos aprobados |
| No se puede decir | Precios, promociones o beneficios no confirmados, comparaciones con otras marcas |
| Datos personales | Texto que se muestra antes de registrar a alguien |
| Edad | Regla y cómo se pide, si hay alcohol u otra restricción |
| Reporta a | Nombre y teléfono de coordinación, y contacto alternativo |
| Incidentes | Qué hacer y a quién avisar en cada caso |
| Cierre | Qué se cuenta, a quién se entrega, qué se devuelve y cuándo se sale |
Errores comunes
- No fijar métrica. Sin un número, cada promotora decide sola qué es hacer bien el trabajo.
- Olvidar los descansos. Aparecen igual, pero sin relevo.
- «Ropa negra» como única indicación de vestuario.
- No escribir qué no se promete. La frase improvisada del sábado es el reclamo del lunes.
- Cambiar la promotora en cada fecha. En acciones de varias fechas, la misma persona aprende el producto y el mensaje no cambia.
Para elegir a quién mandarle el brief, mirá promotoras y azafatas para activaciones y qué mirar antes de contratar personal. Cómo lo vive el otro lado está en trabajar de promotora o azafata.
Cómo convocar en LABURO
En LABURO, Promotor/a, Sampling / degustación, Azafata / Edecán y Brand ambassador son roles separados del catálogo, dentro de Atención y experiencia.
- Cargás el evento con fecha, lugar y la dotación por rol. El tablero muestra cuántos lugares están cubiertos y cuántos faltan.
- Le pedís el equipo a LABURO, que lo arma con gente de un pool de más de 1.200 fichas.
- Cada persona recibe la oferta con el monto, la fecha, el lugar y las condiciones. En el campo de condiciones va lo operativo del brief: horarios, descansos, tareas y vestuario.
- La persona la acepta con un click desde el teléfono, y antes del turno le llega un recordatorio.
- Después, marcás como favoritas a las que rindieron, con una nota privada, para la próxima fecha.
La hoja de marca mandala aparte, antes del día. Para empezar, registrá tu productora en LABURO: es gratis.
Fuentes
- Ley 24.240 de Defensa del Consumidor, artículo 8 (InfoLeg): https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/0-4999/638/texact.htm
- Ley 24.788 de Lucha contra el Alcoholismo, artículo 1 (InfoLeg): https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/40000-44999/42480/norma.htm
- Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales, artículos 5 y 6 (InfoLeg): https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/60000-64999/64790/norma.htm