Cómo organizar los pagos del staff de un evento sin discusiones
Para quien contrata: qué dejar por escrito antes del evento, cómo medir la jornada, cuándo pagar, cómo manejar horas extra y bajas, y la planilla de cierre.
Casi todas las discusiones con el staff después de un evento son por plata, y casi ninguna es por mala fe. Son por cosas que no se dijeron: si la comida estaba incluida, si el desmontaje se pagaba aparte, a partir de qué hora corría la extra. Esta nota es para quien contrata y quiere cerrar el evento con una cuenta clara, no con un grupo de WhatsApp enojado.
No vamos a darte montos: dependen del rol, la zona y el evento. Para tener una referencia está cuánto sale contratar staff para un evento. Acá va el método.
1. Dejá todo por escrito antes de convocar
Lo que no está escrito se recuerda distinto de cada lado. Antes de mandar una sola oferta, definí:
- Monto. Por jornada, por turno o por hora. Uno solo y claro.
- Qué incluye. Cuántas horas cubre ese monto, si incluye montaje o desmontaje, si hay comida, si hay viáticos o traslado.
- Horario de convocatoria y de finalización estimada. Con el montaje y el desmontaje adentro, no solo el horario del evento.
- Horas extra. Cómo se pagan y quién las autoriza.
- Bajas. Hasta cuándo se puede avisar y qué pasa si alguien no se presenta.
- Cuándo y cómo se paga. Fecha concreta y medio de pago. «Después del evento» no es una fecha.
- Qué papeles necesitás. Si vas a pedir factura, decilo desde el principio. Para quien trabaja como monotributista, está monotributo para trabajar en eventos, y del lado de quien contrata, documentación para contratar personal eventual.
En LABURO, cada oferta lleva el rol, la fecha y hora, el lugar, el monto y un campo de condiciones para horarios, tareas y todo lo que quieras aclarar. La persona la lee completa y la acepta desde el teléfono. Usá ese campo para escribir lo de arriba: queda la misma información para todos y por escrito.
2. Medí la jornada con un registro, no con la memoria
Si el pago depende de las horas, necesitás saber a qué hora entró y salió cada persona. La planilla en papel que firma el coordinador funciona hasta que se moja, se pierde o alguien firma por otro.
LABURO tiene fichaje: cada persona confirmada para el evento ficha entrada y salida desde su teléfono, con la ubicación del GPS. En el tablero del evento ves quién fichó y a qué hora. Si alguien se olvidó de fichar la salida, la corregís a mano y escribís el motivo; lo corregido queda marcado, así se ve que no lo fichó la persona.
Dos reglas que ayudan:
- Avisá en el briefing que se ficha y a quién avisar si el teléfono no anda.
- Revisá el fichaje antes de que se vaya el equipo, no al otro día. Corregir con la persona adelante evita la discusión.
Si el evento tiene turnos largos o relevos, conviene armarlos antes con turnos y horarios del staff en un evento largo: cada turno con su horario hace más simple medir y pagar.
3. Horas extra: autorizadas y anotadas en el momento
El evento se estira: el cliente pide quedarse, el desmontaje tarda más, el camión llega tarde. La extra en sí no es el problema. El problema es la extra que nadie autorizó y que cada uno cuenta distinto.
- Una sola persona autoriza la extra (vos o quien coordina) y lo dice en voz alta al equipo: «nos quedamos una hora más, se paga como acordamos».
- La regla de cómo se paga está escrita en la oferta desde el principio.
- Se anota al cierre, con el fichaje como respaldo.
4. Bajas y ausencias: la misma regla para todos
Alguien se va a bajar. Lo que importa es que la regla esté escrita antes y se aplique igual para todos. Algunos puntos para definir:
- Hasta cuándo se puede avisar una baja.
- Qué pasa con quien no se presenta sin avisar.
- Qué pasa con quien se tuvo que ir antes por una razón válida: se paga lo trabajado según el fichaje.
El día del evento no es momento de hacer cuentas: lo urgente es cubrir el puesto. Para eso está qué hacer si te falla un staff el día del evento. La cuenta va a la planilla de cierre.
5. La planilla de cierre
Al terminar el evento, armá una planilla con una fila por persona. Las columnas mínimas:
| Columna | Qué va |
|---|---|
| Nombre | Quién trabajó |
| Rol | En qué puesto |
| Monto acordado | El de la oferta |
| Entrada y salida | Del fichaje (marcá si se corrigió) |
| Extras | Horas autorizadas y monto |
| Viáticos | Si correspondían |
| Descuentos | Solo si están en la regla escrita |
| Total | La suma |
| Pagado | Fecha y medio |
En LABURO, la pantalla de Pagos te muestra lo comprometido con el staff que te confirmó: el monto por persona y por evento, y el total. Esa es la base: la pasás a tu planilla, le sumás las columnas de extras y viáticos en tu planilla y tenés el cierre armado.
Mandale a cada persona su fila antes de pagar. Si alguien ve un error, se corrige antes y no después.
6. Pagá cuando dijiste
Lo que más pesa para que el mismo equipo quiera volver a trabajar con vos no es el monto: es pagar en la fecha que prometiste. Si algo se atrasa, avisá antes de la fecha, no después. Un equipo que confía en que cobra es un equipo que no se baja.
Y al cerrar, aprovechá para anotar quién funcionó: lo explica cómo evaluar al staff después del evento.
Si hoy convocás por planilla y WhatsApp, en planilla y WhatsApp o LABURO está la comparación. Y si sos productora o agencia, mirá staff para eventos para productoras y agencias.
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LABURO es gratis. Mandás ofertas con monto y condiciones por escrito, el staff ficha desde el teléfono y en Pagos ves lo comprometido con cada confirmado para tu cierre. Registrá tu productora.