Cómo contratar bartenders para un evento corporativo: perfil, cantidad y qué acordar antes
Qué perfil de bartender pedir para un evento de empresa, cómo calcular barras y posiciones por ritmo de servicio, qué preguntar antes y qué pone cada parte.
En un evento de empresa la barra es el lugar donde los invitados hacen fila sin que nadie se lo haya pedido.. Si se traba, es lo primero que se comenta. Esta nota es para quien contrata (productoras, agencias, áreas de marketing o recursos humanos): qué perfil pedir, cómo calcular cuántas barras y bartenders, qué preguntar antes y qué tiene que poner cada parte.
Primero: ¿bartenders sueltos o barra tercerizada?
Hay dos caminos y conviene elegir antes de buscar gente:
- Barra tercerizada: un proveedor llega con barra, bebidas, cristalería y su propio equipo. Vos definís carta y horarios.
- Bartenders contratados por vos: las bebidas, el hielo y el equipamiento los resolvés vos (o el salón o el catering), y contratás a las personas que atienden.
Las dos funcionan si está escrito quién pone qué. Si vas por un proveedor, en LABURO podés pedir precio en servicios, y en cómo pedir presupuesto a proveedores de eventos está cómo comparar. El resto de esta nota es para cuando armás el equipo vos.
Qué perfil pedir
No pidas "gente de barra". Pedí roles separados:
- Bartender: prepara y sirve. Mirá en el perfil en qué tipo de barra trabajó: volumen, coctelería, eventos masivos. Un bartender de bar de autor y uno de fiesta de 800 personas hacen trabajos distintos.
- Ayudante de barra: repone, corta, trae hielo, lava y ordena para que el bartender no se mueva de su posición. Es el rol que más se olvida y el que sostiene el ritmo.
Para un evento corporativo, además:
- Trato con el invitado. El bartender conversa con casi todo el mundo. Que sepa cortar una charla larga sin ser descortés.
- Criterio con el alcohol. En un evento de empresa hay invitados que toman de más y la barra es la primera en notarlo. Definí de antemano a quién avisa.
- Experiencia en armado en lugar ajeno: barra móvil y reposición lejos.
Más criterios generales en qué mirar antes de contratar personal para un evento.
Cuántas barras y cuántos bartenders: la cuenta por ritmo
No hay un número de bartenders cada cien invitados que sirva para todos los eventos. Depende de la carta, del formato y de cuánta gente llega a la barra al mismo tiempo. Lo que sí hay es una forma de calcularlo:
- Encontrá el pico. En un evento corporativo suele estar al abrir la recepción, después de las palabras de bienvenida o cuando termina la parte formal. Estimá cuántos invitados van a estar en ese momento.
- Estimá las consumiciones por hora en el pico. Cuántas pide cada invitado en esa hora, según el tipo de evento y la carta. Es tu estimación, y mejora con tus propios eventos anteriores.
- Medí lo que despacha una posición de barra por hora. Una cerveza y un trago de tres ingredientes no tienen el mismo ritmo. Si no tenés el dato, cronometrá en la prueba de barra varias preparaciones reales de tu carta.
- Dividí: consumiciones por hora en el pico, divididas por lo que despacha una posición. Eso da las posiciones simultáneas que necesitás.
- Repartí en barras. Varias barras chicas reparten la fila mejor que una muy larga. La cantidad sale del espacio y de por dónde circula la gente.
- Sumá ayudantes de barra y relevos. Si el evento dura muchas horas, las posiciones tienen que seguir cubiertas mientras alguien come o descansa.
Un ejemplo para ver la mecánica, con números supuestos y no de referencia: si en la hora pico esperás 600 consumiciones y en tu prueba una posición despachó 100 por hora, necesitás 6 posiciones al mismo tiempo. Si la carta cambia a coctelería, ese 100 baja y las posiciones suben.
La carta es la variable que más mueve la cuenta. Simplificarla (pocos tragos, alguno ya batido de antes) es muchas veces más barato que sumar gente. La cuenta completa del evento está en cuánta gente necesito para mi evento, y la grilla de horarios en turnos y horarios del staff en un evento largo.
Qué preguntar antes de confirmar
- ¿En qué tipo de barras trabajaste? Volumen, coctelería, eventos de empresa.
- ¿Tenés el carnet de manipulador vigente? El artículo 21 del Código Alimentario Argentino lo pide a toda persona que esté o pueda estar en contacto con alimentos, dura tres años y vale en todo el país. El detalle está en carnet de manipulador de alimentos para eventos.
- ¿Cómo volvés a tu casa? Los eventos terminan tarde y el desarme más todavía.
- ¿Qué herramientas traés? Si esperás que traiga las suyas, decilo en la oferta.
Qué tiene que proveer cada parte
Escribilo en la oferta, ítem por ítem. Lo habitual es repartir así, pero lo que vale es lo que acuerden:
| Ítem | Quién lo pone (definilo) |
|---|---|
| Bebidas e insumos (fruta, almíbares, garnish) | Organizador, catering o proveedor de barra |
| Hielo y reposición durante el servicio | Organizador o proveedor; con un responsable con nombre |
| Barra física, cristalería, descartables | Salón, catering o proveedor de barra |
| Herramientas de barra | A acordar: organizador o bartender |
| Agua, electricidad y lugar para lavar | Salón |
| Vestimenta | Bartender, según lo que pida la oferta |
| Carta y criterio de servicio | Organizador |
Una regla para escribir en el brief: la Ley 24.788 prohíbe en todo el país el expendio de bebidas alcohólicas a menores de 18 años. Si en tu evento puede haber menores (hijos de empleados, por ejemplo), la barra tiene que saber cómo manejarlo.
Errores comunes
- Calcular por invitados y no por pico. Quinientos invitados repartidos en cuatro horas no son quinientos en la primera media hora.
- No contratar ayudantes de barra. El bartender sale a buscar hielo y la barra deja de servir en el peor momento.
- Carta de coctelería con dotación de cerveza. La carta define el ritmo; si cambia la carta, se rehace la cuenta.
- Convocar a la hora de apertura. Sin tiempo de armado, el primer invitado espera que se corte la fruta.
- No dejar margen. La barra es de los roles donde un faltante se ve enseguida. Si te pasa, mirá qué hacer si te falla un staff el día del evento.
Cómo hacerlo en LABURO
En LABURO, Bartender y Ayudante de barra son roles distintos dentro de Bar y gastronomía. Para armar la barra de tu evento:
- Creás la cuenta de productora gratis en registrar productora.
- Cargás el evento y declarás la dotación por rol: cuántos bartenders y cuántos ayudantes de barra. El tablero muestra cuántos lugares están cubiertos y cuántos faltan.
- Le pedís la barra a LABURO, por WhatsApp o desde la consulta de la home, y el equipo la arma con gente de un pool de más de 1.200 fichas.
- Cada persona recibe la oferta con pago, horarios y lo que tiene que traer. La persona la acepta con un click desde el teléfono.
Si la barra es parte de un equipo más grande, tenés todo el panorama en mozos y bartenders para eventos y en staff para eventos corporativos.
Fuentes
- ANMAT, Preguntas frecuentes sobre el nuevo artículo 21 del CAA: https://www.argentina.gob.ar/anmat/preguntas-frecuentes-nuevo-art-21-caa
- Ley 24.788 de Lucha contra el Alcoholismo (Información Legislativa): https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/40000-44999/42480/norma.htm