Cómo evaluar al staff después del evento y armar tu lista de confianza

El evento terminó, se desarmó todo y la productora ya está pensando en la próxima fecha. Ese es justo el momento en que se pierde la información más valiosa: quién trabajó bien, quién llegó tarde, quién resolvió un problema sin que nadie se lo pidiera. Esta nota es para quien contrata staff y quiere que cada evento deje algo anotado para el siguiente.

Por qué evaluar el mismo día

A la semana, de un equipo de veinte personas te acordás de dos: la que se lució y la que faltó. El resto queda en un «estuvo bien» que no te ayuda a decidir. Si anotás el mismo día, o a la mañana siguiente, todavía tenés los detalles: en qué puesto estuvo cada uno, a qué hora llegó, qué pasó en el pico.

Si el equipo es grande, apoyate en quien lo coordinó en el lugar. El coordinador vio cosas que vos no viste, y una charla de diez minutos al cierre alcanza para que te pase lo importante. Si querés saber qué hace ese rol, lo contamos en de staff a coordinador de equipo.

Qué mirar: tres cosas que se ven

Evaluar no es poner una opinión. Es registrar lo que se puede observar y que sirve para decidir si volvés a convocar a alguien.

• Puntualidad. Si llegó al horario de citación, no al de apertura de puertas. Si avisó con tiempo cuando tuvo un problema. Si se quedó hasta el final del turno o se fue antes.
• Presencia. Si estuvo con la vestimenta pedida, atento al público y en su puesto. Si se lo veía disponible o mirando el teléfono. En roles de cara al público (recepción, promotoras, barra) esto pesa más.
• Iniciativa. Si resolvió cosas chicas sin que se lo pidieran: reponer, avisar que faltaba algo, ayudar a un compañero en el pico, quedarse a desarmar. Es lo que separa a alguien que cumple de alguien a quien le podés dar más responsabilidad.

A eso sumale una pregunta de base: ¿cumplió las consignas del brief? Si el brief no decía con claridad qué se esperaba, la falla puede ser tuya y no de la persona. En qué mirar antes de contratar personal para un evento repasamos qué conviene dejar escrito antes.

Cómo registrarlo apenas termina

La regla que más sirve: hechos, no adjetivos. «Llegó 20 minutos antes y armó la mesa de acreditación sola» se entiende dentro de seis meses. «Muy buena» no dice para qué puesto ni por qué.

Una pauta simple para cada persona:

1. Puesto que cubrió y en qué evento.
2. Un hecho concreto de puntualidad, presencia o iniciativa (bueno o malo).
3. ¿La volverías a llamar? ¿Para el mismo puesto o para uno con más responsabilidad?

No hace falta escribir un informe. Con dos o tres líneas por persona alcanza, siempre que las escribas el mismo día.

Cómo se guarda en LABURO

Si convocás por LABURO, la evaluación queda pegada al perfil de cada persona, en lugar de perderse en una planilla o en un chat:

• Calificación por evento. En el perfil de cada persona aparece una calificación de 1 a 5 estrellas con una nota, una por cada evento en el que aceptó tu propuesta. Si todavía no trabajó con vos, no hay nada para calificar.
• Favorito con nota privada. En el mismo perfil podés marcarla como favorita y dejarle una nota general («ideal para acreditación, no para barra»).
• Sección Favoritos. Todas las personas que marcaste quedan juntas en una lista, con su experiencia y disponibilidad, y un acceso directo al perfil para mandarle la próxima propuesta.

Todo esto es privado de tu productora: la persona no ve ni la nota ni las estrellas, y otra productora tampoco. Es tu memoria del equipo, no una reseña pública.

Si hoy convocás por WhatsApp y llevás todo en una planilla, en planilla y WhatsApp o LABURO comparamos las dos formas con honestidad.

Cómo armar tu lista de confianza para la próxima fecha

Con las notas al día, la lista de confianza se arma sola. Algunas ideas para que sirva de verdad:

• Ordená por puesto, no solo por persona. Alguien excelente en recepción puede no rendir igual en barra. La nota del favorito es el lugar para dejar eso claro.
• Tené reemplazos. Una lista de confianza con una sola persona por puesto no es una lista: es un riesgo. Cuando alguien falla a último momento, lo que salva el evento es tener a quién llamar. Lo contamos en si te falla un staff el día del evento.
• Revisala cada tanto. La gente cambia de disponibilidad, se muda o deja de trabajar en eventos. Sacá de favoritas a quien ya no corresponde y sumá a quien trabajó bien en el último evento.
• Convocá primero a tu lista. Para la próxima fecha, mandá las propuestas a tus favoritas antes de abrir la búsqueda a gente nueva. Así el núcleo del equipo ya conoce cómo trabajás.

Cómo dar devolución

La nota privada sirve para vos. La persona que trabajó no la ve, así que si querés que mejore, se lo tenés que decir.

• En privado y pronto. Un mensaje o una llamada en los días siguientes, no delante del resto del equipo.
• Con un ejemplo concreto. «En el pico de salida te fuiste del guardarropa sin avisar» es algo que se puede corregir. «Te faltó compromiso» no.
• También lo bueno. Decirle a alguien que lo hizo bien y que lo vas a volver a convocar es la forma más barata de que siga eligiendo trabajar con vos.
• Con lo que esperás la próxima vez. Si hay algo que cambiar, que quede claro qué y para cuándo.

Para quien trabaja en eventos, una devolución clara es lo que le permite que lo llamen seguido. Del otro lado del mostrador lo contamos en cómo lograr que te llamen seguido para eventos.

Para empezar

Si sos productora o agencia y querés que cada evento te deje un equipo mejor para el siguiente, en staff para eventos para productoras y agencias te contamos cómo funciona LABURO de punta a punta. Crear la cuenta es gratis: registrá tu productora y armá tu primera lista de confianza con el próximo evento.