Staff para un evento de verano en la costa: cómo armar el equipo en temporada
Cómo armar el staff de un evento de verano en la costa: gente local o que viaja, alojamiento y viáticos claros, turnos con calor, plan de lluvia y reservas.
Un evento de verano en la costa tiene todo lo que tiene cualquier evento, más tres complicaciones: la ciudad está llena, la gente que sabe trabajar ya tiene la temporada comprometida y el clima decide más que en cualquier salón. Esta nota es para quien contrata: cómo armar el equipo, qué resolver si la gente viaja y qué dejar decidido antes. Si sos staff y querés trabajar en la costa, la nota para vos es trabajar en eventos en verano en la costa.
Una ciudad de temporada no es tu ciudad
Lo primero es aceptar que no vas a contratar como en una ciudad grande en un mes tranquilo:
- La oferta de gente está ocupada. Bares, paradores, hoteles y otros eventos buscan a los mismos perfiles en las mismas semanas.
- Todo cuesta más tiempo. Traslados, proveedores y alojamiento se resuelven con más anticipación.
- Un reemplazo de último momento es más difícil. Si alguien falla un sábado de enero, no hay una lista larga para llamar. Por eso conviene tener armado un plan, como el de si te falla un staff el día del evento.
Gente local o gente que viaja
No es una cosa o la otra. Lo útil es decidirlo puesto por puesto.
Gente local
- Conoce la ciudad, los accesos y los horarios del lugar.
- No necesita alojamiento ni traslado largo.
- Si hace falta un reemplazo, está cerca.
- Pero en temporada alta suele estar trabajando en otro lado, y hay que convocar antes.
Gente que viaja
- Te permite llevar roles que no encontrás en el lugar (coordinación, técnica, un equipo que ya trabajó con vos).
- Llega con el criterio de tu producción.
- Pero hay que resolver alojamiento, traslado, comidas y días de viaje, y todo eso tiene que estar claro desde la oferta.
Una mezcla que suele funcionar: coordinación y roles clave que viajan, y el resto del equipo armado con gente que ya está en la zona.
Alojamiento, traslados y viáticos: dichos claros
Lo que genera problemas en un evento con gente que viaja casi nunca es el pago del turno. Es todo lo demás. Antes de mandar la oferta, escribí:
- Alojamiento. Si lo pone la producción, dónde es, desde qué noche hasta qué mañana y si es compartido.
- Traslado. Cómo se viaja a la ciudad y cómo se vuelve, quién compra el pasaje y en qué fecha.
- Traslado local. Cómo se llega del alojamiento al predio y cómo se vuelve de madrugada.
- Viáticos y comidas. Si hay, para qué son y qué días cubren. Si no hay, decilo también.
- Días de viaje. Si se pagan o no.
No hace falta que el monto sea el mismo para todos, pero sí que nadie se entere en la ciudad de algo que no estaba en la oferta. Para la parte de pagos, mirá cómo organizar los pagos del staff de un evento.
Turnos con calor
En la costa, el evento de día pasa al sol. Lo que se resuelve antes:
- Rotar los puestos expuestos (accesos, barras sin techo, orientación en la playa) con puestos a la sombra.
- Agua para el staff durante toda la jornada, en un punto propio.
- Sombra en cada puesto fijo.
- Turnos que no sean una sola tirada. Si el evento dura todo el día, partilo, como se explica en turnos y horarios del staff en un evento largo.
El Ministerio de Salud recomienda evitar la exposición directa al sol entre las 10 y las 16, usar ropa holgada, liviana y de colores claros, y descansar ante mareos o fatiga. También enumera los síntomas de alerta del golpe de calor: temperatura corporal de 39 °C o más, piel roja, caliente y seca, respiración y pulso acelerados, confusión o pérdida del conocimiento. Quien coordina tiene que conocerlos y saber dónde está el servicio médico.
Plan de lluvia
En verano, una tormenta puede llegar en una hora. Decidí antes, por escrito:
- Quién decide si se sigue, se pausa o se suspende, y cómo le llega la decisión al equipo.
- Dónde se resguarda la gente y qué equipos hay que tapar o mover primero.
- Qué pasa con el turno si se suspende a la mitad. Que esté en la oferta.
- Qué traer. Si el evento es a la intemperie, pedí piloto y calzado cerrado en la convocatoria.
Muchas de estas decisiones son las mismas que en un festival: están desarrolladas en staff para un festival al aire libre.
Reservar con tiempo
En temporada, la gente con experiencia se compromete temprano. El orden que conviene:
- Confirmá primero los roles clave (coordinación, técnica, el equipo que viaja).
- Reservá alojamiento apenas sepas cuánta gente viaja.
- Después, el equipo local, que se puede cerrar más cerca de la fecha, aunque no a último momento.
La misma lógica de reservar antes de que se llene la agenda está en reservar staff para diciembre.
Cómo se arma en LABURO
LABURO tiene un pool de más de 1.200 fichas, y el equipo de LABURO arma el equipo de la costa mirando, sobre todo, estos datos de cada persona:
- Provincia y ciudad, para encontrar a la gente que ya está en la zona.
- Dispuesto a viajar, para quienes indicaron que pueden moverse a otra ciudad.
- Disponible el finde y movilidad propia, si el evento es de fin de semana o el predio queda lejos.
- Rol, con el catálogo de oficios.
Vos cargás el evento con los roles y le pasás el pedido por el WhatsApp de soporte o la consulta de la home. Cada persona recibe la oferta con el pago, los horarios y lo que incluye, y la acepta desde el teléfono. Si el equipo es para una marca en la playa, mirá promotoras y azafatas para activaciones, y si es para una productora, staff para eventos para productoras y agencias.
Empezá a armar tu equipo
Si estás preparando un evento para el verano, creá tu cuenta de productora en LABURO: es gratis, cargás el evento y el equipo de LABURO te arma la gente de la zona, con el pago y el horario en cada oferta.
Fuentes
- Ministerio de Salud de la Nación, Golpe de calor (síntomas y recomendaciones): https://www.argentina.gob.ar/salud/glosario/golpedecalor