Staff para un evento en otra provincia: armar equipo local o llevar gente

Producir un evento lejos de tu base tiene una pregunta que en tu ciudad no aparece: ¿llevás a tu gente o armás el equipo allá? Esta nota ayuda a decidir puesto por puesto, explica cómo buscar staff por provincia y ciudad, qué dejar claro sobre viáticos y alojamiento, y cómo coordinar a un equipo que no conocés en persona.

Equipo local o gente que viaja

No es una decisión de todo o nada. Lo que suele funcionar es partir el equipo en dos:

• Lo que viaja. Coordinación general, referentes de área y los puestos que necesitan conocer tu forma de trabajar o la marca a fondo. Son pocas personas y cargan con el método.
• Lo que se contrata allá. Atención al público, promotoras, barra, mozos, accesos, armado y desarmado. Son puestos que se aprenden con un buen brief y donde conocer la ciudad suma: cómo se llega, dónde se estaciona, cómo se vuelve de madrugada.

Llevar a todo el equipo tiene ventajas (ya se conocen, ya saben cómo trabajás), pero multiplica traslados, alojamiento y comidas, y suma horas de viaje antes de la primera tarea. Contratar todo allá ahorra eso, pero te deja sin nadie que conozca el plan. El punto medio es mandar a quien dirige y armar con gente local a quien ejecuta.

Si estás por primera vez en la ciudad, que al menos una persona de tu equipo llegue antes. Para saber si ese puesto hace falta, mirá cuándo hace falta un coordinador de staff.

Cómo buscar staff por provincia y ciudad

En LABURO el buscador filtra por rol, provincia y ciudad, y cada perfil muestra dónde vive la persona y su experiencia. Algunas recomendaciones:

1. Empezá antes que en tu ciudad. En una capital provincial hay más gente que en una localidad chica, y no sabés de antemano cuántos perfiles vas a encontrar para cada rol.
2. Mirá las ciudades cercanas. Si el evento es en una localidad chica, puede haber gente a poca distancia. Preguntá en la oferta cómo llegaría.
3. Leé el perfil antes de ofrecer. Lo que conviene mirar está en qué mirar antes de contratar personal para un evento.
4. Armá suplentes desde el principio. A distancia no podés salir a buscar a alguien a último momento. Qué hacer si pasa está en si te falla un staff el día del evento.

Hay páginas por zona para los lugares donde LABURO ya tiene gente local: Buenos Aires, Misiones, Bariloche, Catamarca y Formosa.

Viáticos y alojamiento, dichos claros

Para la gente que viaja, la oferta tiene que responder todo antes de que acepte. Sin montos inventados, pero con cada punto definido:

• Traslado. Quién lo paga, en qué medio y en qué horario. Si es reintegro, contra qué comprobante.
• Alojamiento. Quién lo reserva, dónde, si es habitación compartida o no, y cuántas noches.
• Comidas. Si están cubiertas en el evento, si hay un monto por día o si corren por cuenta de cada uno.
• Horas de viaje. Si el viaje se paga como jornada, como parte de la jornada o no se paga. Las tres son posibles, lo que no se puede es no decirlo.
• Cuándo se cobra. El pago del trabajo y el de los viáticos, por separado si van por caminos distintos.

Para la gente local también hay que aclarar algo: si el lugar queda lejos del centro, cómo llega y cómo vuelve. Lo que conviene prever para la salida está en volver a casa después de un evento de madrugada. Y para ordenar los pagos de todos, cómo organizar los pagos del staff de un evento.

Coordinación a distancia

Con un equipo que no conocés en persona, lo que no está escrito no existe.

• Brief que se entienda sin vos. Horarios, dirección exacta, acceso de personal, vestimenta, qué hace cada puesto y a quién responde. El modelo de brief para promotoras sirve para cualquier rol.
• Un solo referente en el lugar. La persona a la que todos llaman. Si viajás vos, sos vos; si no, alguien con poder para decidir.
• Un grupo de mensajes por evento. En LABURO tenés el WhatsApp de cada persona desde su perfil y desde la oferta, así que el contacto está a mano.
• Reglas del lugar por escrito. Si es un hotel o un predio, pedilas antes. En un hotel, por ejemplo, el área de eventos tiene sus propias pautas: están en staff para un evento en un hotel.

El día anterior

Es el día que más importa cuando el evento queda lejos:

1. Confirmá uno por uno. Un mensaje a cada persona con horario y dirección, y esperá respuesta. Si alguien no contesta, activá al suplente.
2. Recorré el lugar con el referente local, si ya estás en la ciudad. Accesos, baños de personal, dónde se guardan las cosas.
3. Revisá que el material haya llegado. Uniformes, credenciales, producto, señalética.
4. Repasá la salida. Hora de cierre, desarmado y cómo vuelve cada uno.

Errores comunes

• Llevar a todo el equipo por costumbre cuando la mitad de los puestos se cubrían allá.
• Viáticos dichos de palabra. El reclamo aparece en el viaje de vuelta.
• Buscar staff local con el mismo tiempo que en tu ciudad.
• Sin suplentes. A distancia, una baja sin reemplazo es un puesto vacío.

Cómo se cubre en LABURO

1. Cargás el evento con los roles y le pedís el equipo a LABURO, que busca en un pool de más de 1.200 fichas a la gente de esa provincia y ciudad.
2. Cada persona recibe la oferta con el pago, el horario y lo que cubrís de traslado y alojamiento.
3. La persona la acepta con un click desde el teléfono y queda confirmada.

Si sos productora o agencia y trabajás en varias provincias, mirá staff para eventos: productoras y agencias.

Empezá a armar tu equipo

Si vas a producir lejos de tu base, creá tu cuenta de productora en LABURO: es gratis, cargás el evento con los roles y LABURO te arma el equipo en destino, con el pago y el horario en cada oferta.