Cómo preparar la visita a tu salón para que termine en reserva
Para dueños de salones: cuándo ofrecer la visita, qué mostrar en qué orden, qué tener a mano, qué te van a preguntar, qué preguntar vos y cómo seguir después.
La visita es el momento en que una consulta se convierte en reserva o se pierde. La persona ya vio tus fotos, ya te escribió y ya le contestaste: ahora viene a confirmar que lo que imaginó es real. Esta nota es para dueños y encargados de salones, quintas y espacios para eventos, y va en orden: cuándo ofrecer la visita, qué mostrar primero, qué tener a mano, qué te van a preguntar, qué preguntar vos y cómo seguir después.
Cuándo ofrecerla
La visita se ofrece después de chequear dos cosas: que la fecha está libre y que el salón sirve para esa cantidad de personas con ese formato. Si no, los dos pierden una tarde. Cómo contestar esa primera consulta está en cómo contestar una consulta de salón.
Proponé dos o tres horarios concretos, no «cuando quieras pasar». Si podés, que uno se parezca al horario del evento: un salón a la mañana con luz natural no se ve igual que a la noche con luces. Y si la persona va a decidir con alguien más (la pareja, el jefe, la familia de la quinceañera), pedile que venga con esa persona. Una visita con quien decide vale por dos.
Antes de que llegue
Media hora antes, recorré el salón como si fueras el invitado:
- Limpio y con luz. Prendé todo lo que se va a usar en el evento, incluidas las luces de afuera si hay.
- Baños impecables. Es de lo que más se acuerda la gente después de una visita.
- Temperatura agradable. Si tenés aire acondicionado o calefacción, que esté funcionando, así se nota.
- Sin cosas de otro evento a la vista, salvo que estén armadas a propósito para mostrar un formato.
Qué mostrar y en qué orden
El mejor orden es el que recorre el invitado el día del evento. Así la persona se imagina su fiesta en lugar de ver una lista de ambientes:
- La llegada. Dónde se estaciona, por dónde se entra, si hay rampa o escalones.
- La entrada y la recepción. Dónde se recibe a la gente, dónde puede ir un guardarropa o una mesa de acreditación.
- El espacio principal. Contá dónde suelen ir las mesas, la pista, la barra y el escenario o la cabina de sonido.
- Los baños. Cuántos hay y dónde están respecto del salón.
- El exterior, si tenés parque, galería o pileta. Si tenés exterior, también va el plan de lluvia (lo contamos en quinta o salón con pileta para eventos en verano).
- Lo de servicio. Cocina, depósito, acceso de proveedores, tomas de luz y salidas de emergencia.
Dejá lo de servicio para el final: a quien contrata el catering o el sonido le interesa mucho, pero no es lo que enamora del lugar.
Qué tener a mano
Lo que te pregunten en la visita lo van a comparar con otros salones. Si lo tenés escrito, se lo llevan:
- Plano o medidas del espacio principal y del exterior.
- Capacidad por formato. Sentados a la mesa, cóctel de pie, auditorio. Es el dato que más se confunde, y la lógica del otro lado está en cómo elegir un salón por capacidad.
- Lista de lo que incluye el alquiler y lo que no. Mobiliario, vajilla, sonido, limpieza, seguridad, horas de armado y desarmado.
- Condiciones de reserva. Seña, hasta cuándo guardás la fecha, qué pasa si cancela, cuándo se paga el resto.
- Proveedores que conocen el salón, si tenés, y si es obligatorio usarlos o no.
Si tu salón está en CABA, también te pueden preguntar por la habilitación: lo que conviene tener claro está en habilitación de un salón de eventos en CABA.
Las preguntas que te van a hacer
Casi siempre llegan las mismas. Conviene tener la respuesta corta pensada:
- ¿Hasta qué hora se puede estar y hasta qué hora con música?
- ¿Puedo traer mi propio catering, mi barra o mi sonido?
- ¿Cuántas horas antes se puede armar?
- ¿Dónde estacionan los invitados y los proveedores?
- ¿Qué pasa si se corta la luz?
- ¿Qué pasa si llueve? (si hay exterior)
- ¿Qué incluye exactamente el precio?
Si no sabés algo, decí que lo averiguás y lo mandás por escrito. Una respuesta inventada en la visita es una discusión el día del evento.
Lo que preguntás vos
La visita también te sirve para cotizar bien. Preguntá:
- Fecha, horario de inicio y de fin.
- Cantidad de personas y formato: sentados, de pie, mixto.
- Tipo de evento. Un casamiento, un evento corporativo y una fiesta de 15 piden cosas distintas.
- Qué proveedores trae y cuáles busca. Si busca staff, puede encontrarlo en mozos y bartenders para eventos.
- Si hay menores y cómo llegan los invitados.
- Quién más decide, para saber si hace falta otra visita.
Anotalo en el momento, no a la noche de memoria.
El seguimiento después de la visita
Ese mismo día o el siguiente, mandá un solo mail con todo: el resumen de lo que hablaron, el precio, lo que incluye, las condiciones y hasta qué día exacto le guardás la fecha sin compromiso. Si en la visita te preguntó algo que no sabías, la respuesta va en ese mail.
Si no contesta, un recordatorio antes de que venza la fecha que le guardás alcanza. Si dice que no, agradecé y preguntá qué lo hizo decidir por otro lugar: esa respuesta te sirve para la próxima visita.
En LABURO, las consultas que llegan por tu ficha te llegan al mail y quedan guardadas en tu panel. Si la persona dejó su teléfono, desde el panel le podés escribir por WhatsApp. Si siempre te falta el mismo dato antes de la visita, lo podés sumar como pregunta en tu formulario de consulta desde el panel.
Antes de la próxima visita
La visita empieza en la ficha: si las fotos y la descripción son fieles, la persona llega con las expectativas correctas. Repasá cómo describir tu salón para que te encuentren y el paso a paso de publicar tu salón para eventos. Publicar es gratis: si todavía no estás, cargá tu salón.