Cómo responder un pedido de presupuesto de evento y que te elijan

Del lado de quien organiza ya escribimos cómo pedir presupuesto a proveedores de eventos: datos completos, el mismo pedido a todos, precio desagregado y fecha de cierre. Esta nota es la otra mitad, para quien recibe ese pedido: cómo contestarlo para que se pueda comparar y para que, si tu precio y tu servicio cierran, te elijan a vos.

Primero, leé todo el pedido

Parece obvio y es el error más común: contestar el mail con un precio sin leer el detalle, y que la otra parte tenga que volver a preguntar lo que ya estaba escrito. Antes de cotizar, fijate:

• Qué tipo de evento es, la fecha, el lugar y cuánta gente.
• Qué te piden exactamente, y si hay renglones separados.
• Qué preguntas te hacen además del precio.
• La fecha de cierre. Si el pedido tiene una, después de esa fecha no se reciben más presupuestos.

Si algo no está y cambia tu número, preguntalo. Pero preguntá todo junto, en un solo mensaje.

Cuándo contestar

No hay un plazo universal, pero sí dos reglas:

1. Antes de la fecha de cierre, siempre. Un presupuesto que llega tarde no entra en la comparación.
2. Lo antes posible. Quien organiza suele estar pidiendo precio a varios proveedores del mismo rubro, y muchas veces arma la propuesta para su cliente con lo primero que tiene completo.

Si no podés cotizar enseguida (porque tenés que pedir precio de un equipo o confirmar disponibilidad de gente), contestá igual: "Recibido, te mando el presupuesto el jueves, me falta confirmar X". Eso vale más que el silencio.

Qué preguntar antes de cotizar

Las preguntas que sirven son las que cambian tu precio o tu capacidad de hacer el trabajo. Algunas que se repiten en casi todos los rubros:

• Horarios de armado y desarme. Desde qué hora se puede entrar y hasta qué hora hay que salir. Un armado de madrugada no cuesta lo mismo.
• Acceso de carga. Si hay rampa, ascensor, dónde estaciona el vehículo y cuánto hay que caminar con el equipo.
• Energía. Cuánta potencia hay disponible en el lugar o si hace falta grupo electrógeno.
• Cocina. Si sos catering: si el lugar tiene cocina o tenés que trabajar con producción externa y traslado.
• Formato. No es lo mismo 300 personas de pie que 300 en banquete, para el catering, el sonido o la seguridad.
• Al aire libre o bajo techo, y qué pasa si llueve.

Preguntá, no excluyas. Si algo del pedido no lo podés cumplir, decilo en el presupuesto y cotizá el resto.

Qué incluir en el presupuesto

Un presupuesto de evento que se puede comparar tiene, como mínimo:

• El precio, con su moneda. Pesos o dólares, dicho. Si mezclás monedas, aclarás qué parte va en cada una.
• Qué incluye. Equipo, personal, horas, traslado, armado. Lo que está adentro del número.
• Qué no incluye. Flete, viáticos, horas extra, estadías si hay demora. Lo que se cobra aparte es lo que más discusión genera después.
• Hasta cuándo vale ese precio, y si lo actualizás si el evento se corre de fecha. Con precios que cambian seguido, un número sin fecha de validez no sirve para decidir.
• Forma de pago y anticipo para reservar la fecha.
• Precio desagregado si te lo piden por partes. Un paquete cerrado no deja recortar: si el cliente saca una parte, hay que volver a cotizar todo.

Qué evitar

• El "depende" sin número. Si el precio depende de algo, poné un número con el supuesto escrito ("con armado desde las 14") y aclará cuánto cambia si el supuesto no se cumple.
• Responder a lo que no te pidieron. Si te piden sonido para un congreso, no mandes el catálogo completo de iluminación.
• El precio por WhatsApp sin detalle. Si el pedido llegó por un formulario o un link de cotización, contestá por ahí: es lo que quien organiza va a comparar.
• Prometer lo que no tenés. Capacidad, equipo o documentación que no podés mostrar si te la piden. Se cae en la visita técnica o el día del evento.

Cómo te llegan los pedidos en LABURO

Hay dos formas, y cada una se contesta distinto.

La consulta desde tu ficha. Alguien entra a tu ficha en /servicios o en /salones y completa tu formulario de consulta. Te llega por mail ya completo y también la ves en tu panel, en "Mis consultas". Contestás directo a esa persona, con tu presupuesto y tus condiciones. Si las consultas te llegan siempre con el mismo dato faltante, sumá esa pregunta a tu formulario desde el bloque "Cómo quiero que me consulten".

El pedido de cotización. Una productora arma un pedido y te invita por mail: te llega un link propio para cargar tu presupuesto, sin crear cuenta. En esa pantalla ves para cuándo es, hasta cuándo podés cargarlo, y:

• Lo que te piden, renglón por renglón, si el pedido tiene partes. Ponés un precio por renglón o lo marcás con "Esto no lo hago", que es distinto de dejarlo en blanco. Tu total se suma solo.
• Moneda, en pesos o dólares.
• Qué incluye y qué no incluye.
• Cuántos días vale este precio.
• Lo que te preguntan: las preguntas del rubro que eligió la productora, más las de siempre (precio desagregado, validez y forma de pago).

Hasta el cierre podés corregir y guardar los cambios. Después ya no se puede cargar ni corregir, y cuando deciden te avisan por mail, tanto si quedó el tuyo como si no.

Si tu ficha todavía no está

Para que te lleguen consultas, primero te tienen que encontrar. En la ficha de proveedor que te pidan precio está qué cargar, y en proveedores para eventos cómo funciona el directorio. Si tenés un salón, mirá publicar tu salón para eventos. Publicarte es gratis: empezá en registrar tu servicio o en registrar tu salón.