Pantallas LED para un evento: qué pedir y qué datos pasar

La pantalla es lo que mira todo el público al mismo tiempo. Si se ve lavada por el sol, si el video llega cortado o si la presentación del orador no aparece cuando sube al escenario, el error lo ven todos. Esta nota es para productoras, empresas y organizadores que van a sumar pantallas a un recital, un congreso, un lanzamiento o un festival: cuándo conviene LED, qué datos pasarle al proveedor, cómo se monta, de dónde sale la energía y quién la opera.

LED o proyector

Las dos sirven, para cosas distintas:

Situación	Suele convenir
Exterior de día o mucha luz ambiente	Pantalla LED
Escenario grande, público lejos o a los costados	Pantalla LED
Salón con luz controlada, público cerca	Proyector
Presentaciones y videos en una sala de conferencias	Proyector, o LED si hay presupuesto y luz fuerte
Formatos fuera de lo común (columnas, tiras, pisos)	Pantalla LED en módulos

La pantalla LED emite su propia luz y se arma en módulos, así que se adapta a tamaños y formas. El proyector necesita oscuridad relativa y una superficie, y la imagen pierde fuerza con la luz ambiente. La decisión final la cierra el proveedor con los datos del lugar.

Qué datos pasarle al proveedor

Sin estos datos, el presupuesto es una adivinanza:

• Interior o exterior. Y si es exterior, si hay techo o la pantalla queda a la intemperie.
• Horario y luz. No es lo mismo un evento de noche que uno al mediodía con sol de frente.
• Tamaño del lugar. Medidas del espacio y altura disponible.
• Distancia del público. A qué distancia está la primera fila y a cuánto la última. De esto sale la resolución que conviene (lo que el proveedor llama distancia entre píxeles o pitch): cuanto más cerca mira la gente, más fina tiene que ser.
• Dónde va la pantalla. Colgada de una estructura, sobre una torre, apoyada en el piso, a los costados del escenario.
• Qué se va a mostrar. Videos, presentaciones, cámara en vivo, placas de sponsors.
• Fechas de armado y desarme.

Pedí que el presupuesto detalle tamaño final, resolución, montaje, energía necesaria, horas de técnico incluidas y qué pasa si llueve.

Estructura y anclaje

Una pantalla LED pesa y ofrece superficie al viento. Por eso:

• El proveedor define cómo se monta: colgada (con estructura y puntos de anclaje), sobre torres o en una base apoyada.
• Si se cuelga del lugar, el lugar tiene que confirmar qué peso soportan sus puntos de colgado. No lo supongas.
• En exteriores, preguntá cómo se lastra o ancla y a partir de qué viento hay que bajarla o apagarla.
• La zona debajo y alrededor queda despejada durante el armado y el desarme.

Las exigencias de cálculo estructural, habilitación y seguros dependen del lugar y del municipio. Confirmalas con el proveedor, el responsable del lugar y el municipio antes de cerrar.

Energía

La pantalla necesita energía estable y dedicada. Pedile al proveedor el consumo y el tipo de conexión, y pasáselo al lugar para que confirme si su instalación lo soporta sin compartir circuito con la cocina o las luces. En exteriores o en lugares sin red suficiente, la energía sale de un generador: cómo pedirlo está en la nota sobre grupo electrógeno para un evento.

Contenidos y formato

El error más común es mandar el contenido el mismo día y que no encaje:

• Pedile al proveedor la resolución final y la proporción de la pantalla armada. Una pantalla de módulos rara vez es 16:9 exacto.
• Diseñá para esa medida. Los videos y las placas se arman a la resolución de la pantalla, no a la de una TV.
• Formato de archivo: preguntá qué formatos y códecs reproduce el control de video.
• Presentaciones de oradores: juntalas antes, en una sola carpeta, con nombre y orden.
• Prueba de contenido: pasá todo por la pantalla en el ensayo, de día si el evento es de día.
• Copia de respaldo: en un segundo equipo o dispositivo, lista para usar.

Operador de video y switcher

Si el contenido cambia durante el evento, alguien tiene que manejarlo. El técnico de video/LED o operador de switcher está en el control: pasa los videos, cambia entre la presentación y la cámara en vivo, saca las placas a tiempo y sigue la escaleta del evento con coordinación. El técnico del proveedor se ocupa de que la pantalla funcione; el operador se ocupa de qué se ve y cuándo. A veces son la misma persona, pero en shows, congresos con muchos oradores o eventos con transmisión, conviene que sean dos.

Qué hace ese rol en detalle está en la nota sobre trabajar de técnico de video, LED o switcher en eventos. Si el evento además se transmite, mirá streaming y transmisión de eventos, y si es un show, staff para un recital o show en vivo.

Errores comunes

• Elegir proyector para un exterior de día.
• Pedir tamaño sin decir la distancia del público.
• No preguntar el peso que aguanta el lugar para colgar.
• Enchufar la pantalla en un circuito compartido.
• Contenido armado en 16:9 para una pantalla que no lo es.
• Nadie en el control cuando sube el orador.

Armá el equipo

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