Staff para un desfile o evento de moda: puestos, cantidad y horarios

Un desfile dura veinte minutos de pasarela y doce horas de trabajo. Lo que ve el público es la salida de los looks a tiempo, una entrada sin filas y un lugar ordenado. Lo que no ve es la gente que sostiene eso desde la mañana: en el backstage, en la puerta y entre los invitados. Esta nota es para productoras, agencias y marcas que tienen que armar el staff operativo de un desfile o de un evento de moda.

Dos mundos: backstage y frente

Conviene pensar el equipo en dos partes que casi no se cruzan.

Backstage. Es el lugar más apretado y más exigente del evento. Ahí trabajan el equipo creativo (vestuaristas, peinadores, maquilladores, que suelen venir de la marca o del diseñador) y el staff operativo que lo sostiene:

• Asistente de producción. Ordena el espacio, sigue la grilla de horarios y resuelve lo que falta.
• Runner. Va y viene: prendas que faltan, accesorios, agua, comida, recados entre el backstage y el frente. Qué hace exactamente lo contamos en qué hace un runner en un evento.
• Stagehand. Arma y mueve lo físico: percheros, espejos, tarimas, escenografía de la pasarela.
• Stage manager. Si el desfile tiene varias salidas, música y luces en tiempo, alguien tiene que dar las entradas. Es un rol de criterio, y está explicado en qué es un stage manager en un evento.

Frente. Es lo que vive el invitado, desde que llega hasta que se va:

• Acreditador/a y Control de accesos. Lista, credenciales, pulseras, puerta. En moda hay invitados de prensa, compradores, influencers y público con distintas ubicaciones, así que la acreditación tiene que saber diferenciarlos sin demorar.
• Guardarropa. En invierno, o con un público que viene de otro evento, puede formar la fila más larga de la noche. Cómo se organiza está en guardarropa en un evento.
• Azafata / Edecán, Host / Anfitrión y Coordinador/a de invitados. Reciben, acompañan a cada uno a su lugar y cuidan que la primera fila sea la que tiene que ser.
• Personal de limpieza. Antes de abrir y durante el cóctel, si lo hay.

Cómo dimensionar el equipo

La cantidad sale del ritmo de cada puesto, no del total de invitados. Tres preguntas por sector:

1. En el frente: ¿cuánta gente llega en la media hora antes de la pasada? Casi todos llegan juntos. Ese pico define cuántos puestos de acreditación y cuánta gente en guardarropa.
2. En el backstage: ¿cuántas salidas y cambios hay? Más looks y más cambios rápidos piden más manos operativas, siempre que el espacio lo permita. Un backstage lleno de gente sin tarea también traba.
3. ¿Cuántas horas dura cada bloque? Para prever relevos y descansos.

Ejemplo con números supuestos (solo para mostrar la cuenta): querés acreditar 300 invitados en los 30 minutos antes de la pasada, y una persona con lista y escáner acredita unas 2 personas por minuto. Eso da 5 puestos de acreditación en el pico, más una persona de control de accesos que resuelve los casos que no figuran. Después de la pasada, parte de ese equipo puede pasar a guardarropa o a la salida. Midiendo el ritmo real en el ensayo general, ajustás.

La lógica general está en cuánta gente necesitás para tu evento.

Los horarios largos de ensayo

Lo que más se subestima en un desfile es la jornada. Suele tener este orden:

• Montaje de pasarela, luces, sonido y backstage.
• Ensayo técnico (luces, música, salidas sin modelos).
• Ensayo con modelos y prueba de vestuario.
• Apertura de puertas y acreditación.
• Pasada.
• Cóctel o salida y desarme.

No todos tienen que estar desde el primer bloque. El backstage operativo entra con el montaje o con el ensayo; el frente puede entrar unas horas antes de abrir puertas, con tiempo para conocer el lugar, la lista y las ubicaciones. Así no pagás horas de gente esperando y nadie llega cansado al momento que importa.

Tres reglas que evitan problemas:

• El horario completo, escrito en la oferta, con la hora de llegada real y una hora estimada de salida. En moda los ensayos se corren: decí desde antes qué pasa si el día se estira.
• Comida y descanso previstos para quien está desde la mañana. En el backstage nadie tiene tiempo de salir a comprar.
• Relevos solapados si algún puesto va de punta a punta.

Si la jornada es de varios días (una semana de moda o una feria con pasadas), la grilla por bloques está en turnos y horarios del staff en un evento largo.

Qué perfil pedir

• Discreción en el backstage. Hay gente cambiándose, prendas caras y mucha tensión. Se pide calma, silencio y no sacar fotos.
• Criterio en la puerta. Siempre aparece alguien que no está en la lista. Decir que no sin generar una escena es parte del trabajo.
• Presencia acorde a la marca. El dress code del staff de frente lo define la marca y tiene que estar en la convocatoria. Ideas en dress code del staff de eventos.
• Puntualidad. Un desfile no espera.

Para la recepción, el perfil está desarrollado en hostess y recepción en eventos corporativos, y para la puerta en la página de personal de control de accesos y acreditación.

Errores comunes

• Convocar a todos a la misma hora y tener al frente seis horas esperando el ensayo.
• No mandar la lista de invitados y ubicaciones a la acreditación antes del día.
• Backstage sin alguien que ordene, con el equipo creativo resolviendo tareas operativas.
• Guardarropa con una sola persona en una noche de frío.
• No decir qué pasa si el día se estira. Es la discusión más común al final de un desfile.

Armá el equipo

Si sos productora, agencia o marca, registrate gratis y cargá tu desfile con los roles, la zona y los horarios de cada bloque. El equipo de LABURO te arma el staff con gente de su pool de más de 1.200 postulantes, y cada persona recibe la oferta con el pago y los horarios y confirma desde el teléfono.