Food trucks en un evento: cuándo convienen, cuántos poner y qué pedirles

Un food truck resuelve la comida de un evento sin montar una cocina, le da movimiento al espacio y suele gustar. Pero trae cosas que un catering no trae: un vehículo que tiene que entrar, energía, agua, residuos y una fila que se forma sola si calculaste mal. Esta nota es para productoras, empresas y organizadores que están pensando en sumar uno o varios: cuándo conviene, cuántos poner, qué papeles pedir, qué acordar con el lugar y cómo cotizar.

Cuándo conviene y cuándo no

Conviene cuando:

• El evento es al aire libre o en un predio con espacio para estacionar los vehículos.
• La gente circula: una fiesta de empresa en un parque, una feria, un festival, el after de un casamiento.
• Querés variedad (varias propuestas en paralelo) sin armar una cocina.
• El evento es largo y la gente come en distintos momentos.

Conviene pensarlo dos veces cuando:

• Es una cena servida, con mesas asignadas y todos comiendo a la vez. Ahí un catering con mozos suele funcionar mejor.
• El salón no tiene por dónde entrar un vehículo o el lugar donde quedaría está lejos de los invitados.
• Llueve y no hay techo para la fila. Si el evento es al aire libre, mirá el plan B de lluvia para un evento al aire libre.

Cuántos food trucks poner

Igual que con la barra o el valet, no manda el total de invitados sino cuántos comen al mismo tiempo. Necesitás tres datos:

1. Cuánta gente come. No siempre es toda la lista: en un evento con cóctel previo, parte de la gente ya llega comida.
2. La franja más cargada. En qué hora se concentra la mayor parte de los pedidos. En una fiesta suele ser apenas abren; en un festival, entre bandas.
3. Cuántos platos por hora entrega cada truck. Depende del menú: no es lo mismo algo que se arma en el momento que algo que ya está listo para servir. Este dato lo tiene el proveedor; pedíselo por escrito al cotizar.

Ejemplo con números supuestos (solo para mostrar la cuenta, no son datos reales): si calculás que 300 personas comen en la primera hora y cada truck entrega 100 platos por hora con su menú, necesitás 3 trucks para que nadie espere más de lo razonable. Si cada uno tiene una propuesta distinta, la gente no se reparte pareja: la fila más larga va a estar en el más pedido, así que conviene que el menú de mayor salida esté en dos trucks o que tenga más gente adentro.

La lógica general de dimensionar por el pico está en cuánta gente necesitás para tu evento.

Qué papeles pedirles

Antes de confirmar, pedí por mail:

• La habilitación del municipio, vigente y a nombre de quien te factura. Cada ciudad tiene su norma.
• El carnet de manipulador de alimentos de cada persona que trabaja en el truck. Cómo se saca y cuánto dura está en la nota sobre el carnet de manipulador de alimentos.
• Matafuegos con la carga y el control al día, a la vista dentro del vehículo.
• Seguro, con la cobertura y la vigencia.
• Si factura y con qué tipo de comprobante.

En la Ciudad de Buenos Aires, la Ley 5.707 regula los vehículos gastronómicos:

• Artículo 9: la habilitación general autoriza a elaborar y vender comida y bebida en el vehículo en eventos privados y en eventos públicos de iniciativa privada.
• Artículo 10: la otorga la Agencia Gubernamental de Control (AGC).
• Artículo 13: dura 1 año y hay que renovarla.
• Artículo 6: todas las personas que están dentro del vehículo tienen que tener aprobado el curso de manipulación de alimentos.
• Artículo 11: entre los requisitos del vehículo están un tanque de agua potable de al menos 50 litros, agua caliente, un tanque para el líquido del desagüe de al menos 50 litros, equipo de cocción eléctrico, extintores con certificación IRAM 3517 y al menos dos recipientes para separar residuos.

Vender en la calle o en una plaza es otra cosa: requiere un permiso de uso del espacio público aparte (artículo 14). Si tu evento es en otra ciudad, pedí la habilitación de ese municipio y preguntá en la municipalidad qué exige para eventos.

Qué acordar con el lugar

Un food truck es un vehículo: antes de cerrar nada, mirá el lugar con estas preguntas.

• Acceso. Por dónde entra, qué altura y ancho tiene el portón, si hay que pasar por pasto o por una rampa.
• Piso. Firme y nivelado. Sobre pasto mojado, un vehículo pesado se entierra.
• Energía. Si se enchufa a la instalación del lugar, qué potencia necesita y dónde está el tablero. Si trae generador propio, dónde va (lejos de la gente por el ruido y el humo) y quién pone el combustible.
• Agua. Si llega con el tanque lleno o necesita una canilla cerca.
• Residuos y líquidos. Dónde tira la basura, dónde descarga el tanque de desagüe y quién se lleva el aceite usado. Que no quede nada para el día siguiente.
• Horarios. Cuándo entra a armar, cuándo empieza a servir y cuándo se retira.

Si sumás varios trucks, armá un plano simple con la ubicación de cada uno, la fila de cada uno y dónde van los cestos. La limpieza de esa zona es un rol en sí: lo cuenta la nota sobre personal de limpieza en un evento. Para eventos grandes con muchos puestos, mirá staff para una feria gastronómica.

La modalidad: precio cerrado o venta al público

Hay dos formas de trabajar con un food truck, y cambian todo:

• Precio cerrado. Pagás vos, por persona o por una cantidad de platos, y el invitado come sin pagar. Es lo habitual en casamientos y eventos de empresa. Acordá cuántos platos por persona, qué pasa si sobra o falta, y cómo controla el truck lo que entrega (fichas, pulseras, lista).
• Venta al público. El invitado paga lo que come y el truck cobra directo. Es lo habitual en ferias y festivales. Ahí se suele acordar un canon o un porcentaje de lo vendido para la organización, y conviene tener por escrito los precios que va a cobrar y los medios de pago que acepta.

También existen formatos mixtos: una cantidad de platos pagos por la organización y el resto a la venta.

Qué preguntar al cotizar

Juntá todo en un solo pedido, con los datos del evento (fecha, lugar, horario, cantidad de personas, modalidad). Después preguntá:

1. Menú y porciones, y si tiene opciones sin TACC, vegetarianas o veganas.
2. Cuántos platos por hora entrega con ese menú.
3. Qué incluye el precio: vajilla descartable, servilletas, bebida, personal, traslado.
4. Qué necesita del lugar: energía, agua, medidas del espacio.
5. Horario de armado y desarme.
6. Papeles: habilitación, carnets, matafuegos y seguro.
7. Seña, forma de pago y cancelación, incluida la cancelación por lluvia.

Cómo armar ese pedido para que te contesten rápido y comparables está en cómo pedir presupuesto a proveedores de eventos. Para fiestas, mirá también staff para casamientos y fiestas, y para empresas, staff para eventos corporativos.

Errores comunes

• Calcular por el total de invitados y no por la franja en que comen.
• No ver el acceso hasta el día del evento.
• No preguntar por la energía y descubrir que el tablero no aguanta.
• Dejar los residuos sin dueño.
• Confirmar sin papeles, confiando en que "los tiene".

Armá tu evento

Si sos productora, empresa u organizador, registrate gratis y cargá tu evento. Los food trucks y el catering los encontrás en el directorio de servicios y les pedís precio por formulario. El staff que necesites alrededor (runners, limpieza, control de accesos) lo arma el equipo de LABURO con gente de su pool de más de 1.200 postulantes, y cada persona confirma desde el teléfono.

Fuentes

• Ley 5.707 de la Ciudad de Buenos Aires, Marco regulatorio de los vehículos gastronómicos, artículos 6, 9, 10, 11, 13 y 14 (Digesto porteño): https://digesto.buenosaires.gob.ar/documento/download/Ley%20Ciudad-5707__03fd8966caa57cb37efcb2abc5110e1780eb4bcf.pdf