Plan B de lluvia para el staff de un evento al aire libre
Qué cambia para el equipo si llueve en un evento al aire libre: quién decide, turnos, ropa, tareas que aparecen y cómo avisar al staff antes y durante el día.
En un evento al aire libre la lluvia no es una sorpresa: es una de las dos cosas que pueden pasar. Lo que la vuelve un problema es que el equipo se entere en el momento de qué tiene que hacer, qué se le paga y dónde refugiarse. Esta nota es para quien contrata: qué cambia para el staff si llueve y qué dejar decidido antes para que el día no se caiga.
Quién decide, y cuándo
Lo primero que tiene que estar escrito no es qué ropa traer, sino quién decide. En un evento al aire libre hay tres decisiones posibles: seguir, pausar o suspender. Cada una tiene que tener un responsable con nombre y teléfono.
Algunas decisiones no son tuyas. Si hay carpas, escenarios o estructuras, quien las arma define hasta qué condiciones se usan, y eso debería estar en su presupuesto (lo contamos para proveedores en carpas y estructuras para eventos). Si hay una autoridad local o un responsable del predio, su indicación manda.
Para mirar el pronóstico, la fuente es el Servicio Meteorológico Nacional, que es el organismo responsable de emitir los avisos ante eventos meteorológicos. Su sistema de alerta temprana tiene tres niveles (amarillo, naranja y rojo) según la intensidad del evento y avisa con hasta 72 horas de anticipación, en mapas por zona. Definí de antemano qué hacés con el equipo ante cada nivel, y mirá la zona exacta del evento.
Sumá dos momentos de decisión fijos: uno el día anterior, para confirmar la convocatoria o pasarla de fecha, y uno antes de que el equipo salga de su casa, para no hacer viajar a nadie a un evento que no se va a hacer.
Qué pasa con los turnos y el pago
Es la pregunta que más se discute y la que menos se escribe. Antes de convocar, definí:
- Si se suspende antes de la convocatoria: qué se paga, si se paga algo, y con cuánta anticipación se avisa.
- Si se suspende con el equipo ya en el lugar: qué parte del turno se paga.
- Si se pausa: si el tiempo de espera cuenta como turno y dónde se espera.
- Si pasa a otra fecha: si la persona mantiene el lugar y qué pasa si ese día no puede.
Todo eso tiene que estar en la oferta que la persona acepta, no en un audio del mismo día. Cómo ordenar los pagos del equipo en general está en cómo organizar los pagos del staff de un evento.
Si el evento se pausa y se estira, revisá la grilla: un turno que iba a durar seis horas puede terminar en nueve. Relevos y solapamientos están en turnos y horarios del staff en un evento largo.
Ropa y lo que tiene que traer el equipo
Si el evento es a la intemperie, la convocatoria lo tiene que decir con todas las letras. Pedí:
- Piloto o campera impermeable, o aclarás que lo da la organización.
- Calzado cerrado que no resbale. Zapatillas de tela mojadas durante seis horas son un problema.
- Una muda (al menos medias y remera) en una bolsa.
- Bolsa para el celular.
Si el uniforme lo da la organización, pensá cómo se ve mojado y si hay alternativa. El resto del kit está en qué llevar a un evento si trabajás de staff, y lo del uniforme en dress code del staff de eventos.
Tareas que cambian y tareas que aparecen
Con lluvia, el trabajo de cada puesto cambia, y aparecen tareas que no estaban en ningún brief:
| Puesto | Qué cambia con lluvia |
|---|---|
| Acreditación y accesos | Proteger listas, escáneres y credenciales; reordenar la fila bajo techo; el ingreso se vuelve más lento |
| Barras | Tapar equipos, cuidar la caja y la electricidad, reubicar si la barra está a la intemperie |
| Runners | Llevar pilotos, bolsas y toallas; mover material que no se puede mojar |
| Montaje y stagehands | Tapar equipos técnicos, revisar cables y lonas, seguir lo que diga quien arma la estructura |
| Limpieza | Secar y señalizar pisos, barro en accesos y baños: es el puesto que más crece |
| Guardarropa | Recibir paraguas y pilotos si hay sector cubierto |
Asigná esas tareas antes, con nombre: el plan B no funciona si todos esperan a que alguien diga qué hacer. Para limpieza, mirá personal de limpieza en un evento.
Dónde se refugia el equipo
Además de dónde se resguarda el público, definí dónde se resguarda el staff: un lugar techado, conocido por todos y marcado en el plano, para los descansos y para esperar si se pausa. Ahí tienen que estar el agua, la comida y la persona que coordina. Si hay tormenta eléctrica, nadie se queda en un puesto expuesto esperando instrucciones.
Cómo avisar
El aviso tiene tres momentos:
- En la convocatoria: que es al aire libre, qué traer y qué pasa con el turno si llueve.
- El día anterior: confirmación o cambio, por escrito y a todos a la vez. Pedí que cada persona confirme que lo leyó.
- Durante el evento: un responsable por sector que baja la decisión. Si hay radios, quién las tiene; si no, un punto de encuentro donde se vuelve cuando cambia el plan.
Si alguien no puede venir por el cambio de fecha, tenés que poder reemplazarlo rápido: está en qué hacer si te falla un staff el día del evento.
Todo lo que hace falta para el resto del evento (calor, puestos, hidratación) lo desarrollamos en staff para un festival al aire libre, y hay más sobre el tipo de evento en staff para festivales y recitales.
Armá el equipo
Si sos productora o agencia, registrate gratis y cargá tu evento con los roles, la zona y los horarios, aclarando que es a la intemperie y cómo se maneja la lluvia. El equipo de LABURO arma el staff con gente de su pool de más de 1.200 postulantes, y cada persona recibe la oferta con el pago y los horarios y confirma desde el teléfono.
Fuentes
- Argentina.gob.ar, Servicio Meteorológico Nacional (acceso al Sistema de Alerta Temprana): https://www.argentina.gob.ar/smn
- Argentina.gob.ar, 23 de marzo: Día Meteorológico Mundial (niveles amarillo, naranja y rojo, plazo de 72 horas, SMN responsable de los avisos): https://www.argentina.gob.ar/noticias/23-de-marzo-dia-meteorologico-mundial-2