Staff para un evento de gaming o esports: qué puestos cubrir

Un evento de gaming o esports se parece a una feria, a un recital y a un estudio de televisión al mismo tiempo. Hay público que llega en oleadas, puestos de juego que no pueden fallar, una transmisión en vivo y, muchas veces, chicos y adolescentes con sus familias. Esta nota es para productoras, agencias y marcas que tienen que armar ese equipo: qué puestos cubrir, cómo pensar el acceso con público joven y cómo sostener jornadas largas.

Los puestos que no pueden faltar

Acreditación. Jugadores, equipos, prensa, creadores de contenido, sponsors y público general entran por caminos distintos. El rol de Acreditador/a chequea listas, entrega credenciales y resuelve los casos que no figuran. Si hay entradas con QR, sumá Operador de escáner / ticketing, y si se entregan pulseras por sector, Pulseras y credenciales. Qué hace este puesto por dentro está en la nota sobre qué hace un acreditador en un congreso: la lógica es la misma.

Control de accesos. Puerta general, puerta de jugadores, zona de escenario, backstage. Cada una con una regla clara de quién pasa. Hay más detalle del perfil en la página de personal de control de accesos y acreditación.

Puestos de juego. Las zonas de free play o demo necesitan gente que ordene la fila, explique el juego en dos frases, controle el tiempo de cada turno y avise cuando un equipo se cuelga. Para este puesto funcionan Host / Anfitrión, Promotor/a o Brand ambassador si la marca quiere a alguien que conozca el producto.

Técnica. Sonido, pantallas y transmisión son el corazón del evento. Los roles son Técnico/a de sonido, Técnico/a de video / LED, Operador/a de switcher y Streaming / transmisión. Si hay casters o relatores, sumá Locución / cabina. Este equipo se arma con tiempo y se confirma con prueba técnica el día anterior.

Runners. Llevan un joystick de repuesto, un cable, agua a la cabina, una lista impresa a la puerta. En un evento con muchos puestos, sin runners todo se frena. Qué hacen y cómo se organizan está en qué hace un runner en un evento.

Escenario y público. Animador/a o Host / Anfitrión para presentar partidas y sostener los tiempos muertos, y Community manager en vivo si la marca quiere redes durante el evento.

Lo que se suele olvidar. Guardarropa (el público llega con mochilas y camperas), Venta de merchandising, Personal de limpieza para las zonas de juego, y Socorrista o Enfermero/a según el tamaño y lo que pida el lugar.

Público joven y menores: la regla va escrita

Muchos eventos de gaming tienen asistentes menores de edad. Eso no complica el evento, pero obliga a definir antes lo que en otro evento se resuelve en la puerta:

• Edad por sector. Qué zonas son para todo público y cuáles no. Si un torneo o una zona tiene edad mínima, que esté en la entrada y en el cartel.
• Menores solos o acompañados. Si piden adulto responsable, cómo se identifica (pulsera del mismo color, credencial vinculada) y qué pasa si se separan.
• Punto de encuentro. Un lugar fijo y conocido por todo el equipo para chicos que se pierden. Quién se queda con el chico hasta que aparece el adulto, también escrito.
• Barra con alcohol. La Ley 24.788 prohíbe en todo el país el expendio de bebidas alcohólicas a menores de 18 años (artículo 1). Si hay barra, la credencial tiene que distinguir quién puede comprar y el equipo de barra tiene que poder negarse sin discutir.
• Imagen. La Ley 26.061 reconoce el derecho de niñas, niños y adolescentes a ser respetados en su propia imagen y prohíbe difundir imágenes que los identifiquen contra su voluntad y la de sus padres cuando lesionen su dignidad o reputación (artículo 22). En un evento con transmisión, avisá en la inscripción que habrá cámaras y que el equipo de streaming sepa qué hacer si una familia pide no salir.

El equipo de puerta no decide estas reglas: las aplica. Por eso tienen que estar en el brief, iguales para todos los turnos. Si el evento es directamente para chicos, mirá también la nota sobre staff para un evento infantil.

Cuántas personas poner

Se calcula por ritmo, no por intuición. Tres datos mandan:

1. Cuánta gente llega en la hora de apertura y en las horas de las finales. Ahí se forma la fila.
2. Cuántos puestos de juego abiertos a la vez. Cada zona de demo con fila necesita al menos una persona que la ordene.
3. Cuántas horas dura la jornada, para prever relevos sin cerrar puestos.

Ejemplo con números supuestos (solo para mostrar la cuenta, no son datos reales): si en la primera hora esperás 600 personas y un acreditador con escáner resuelve unas 150 por hora, necesitás 4 en ese momento; después de la apertura podés pasar a 2 y mandar a los otros a puestos de juego. Con 6 zonas de demo, 6 personas más 2 de relevo. Sumá técnica, runners y coordinación, y medí el primer día para ajustar el segundo. La lógica general está en cuánta gente necesitás para tu evento.

Turnos largos y finales que se estiran

Un torneo no termina a la hora que dice la grilla: hay partidas que se alargan, pausas técnicas y finales que se corren. Tres cosas ayudan:

• Turnos con relevo en los puestos que no pueden quedar vacíos: puerta, puestos de juego, cabina técnica.
• Horario de corte escrito en la oferta, y qué pasa si el evento se extiende.
• Descansos reales, con comida y agua, sobre todo para técnica, que no puede dejar la cabina en cualquier momento.

Cómo armar la grilla está en la nota sobre turnos y horarios del staff en un evento largo. Si el evento es dentro de un predio ferial, también sirve la página de staff para ferias y exposiciones.

Errores comunes

• Una sola puerta para todos. Jugadores y prensa quedan atrapados en la fila del público.
• Regla de edad hablada y no escrita. Cada turno la aplica distinto.
• Sin punto de encuentro para chicos perdidos.
• Técnica confirmada a último momento, sin prueba previa.
• Puestos de juego sin control de tiempo. La fila no avanza y el público se va.
• Sin runners. Un cable roto frena una partida durante veinte minutos.

Armá el equipo

Si sos productora, agencia o marca, registrate gratis, cargá tu evento con los roles y la zona, y el equipo de LABURO te arma el staff con gente de su pool de más de 1.200 postulantes. Cada persona recibe la oferta con el pago y los horarios y confirma desde el teléfono.

Fuentes

• Ley 24.788 de Lucha contra el Alcoholismo, artículo 1 (InfoLeg): https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/40000-44999/42480/norma.htm
• Ley 26.061 de Protección Integral de los Derechos de las Niñas, Niños y Adolescentes, artículo 22 (InfoLeg): https://servicios.infoleg.gob.ar/infolegInternet/anexos/110000-114999/110778/norma.htm